Outil - Calculer les effectifs requis par métier au regard des variations d’activité sur une année

Cet outil fait partie d'un ensemble d’outils qui a pour objectif d’appuyer les professionnels en charge de la gestion et de l’organisation du temps et des activités dans des services de soins (secteur sanitaire et social). Sous la supervision de l’ANAP, ces outils ont été définis, conçus et validés par des équipes d’encadrement soignant qui en ont testé l’utilisation et la robustesse sur le terrain.

Présentation

Le dimensionnement des effectifs est au service de l’organisation, elle-même au service des patients et de la qualité des soins qui leur est délivrée. Pour calculer les effectifs requis, il convient de définir les processus de prise en charge,  de repérer et de prendre en compte les contraintes (architecture, obligations particulières, paramètres de gestion RH, etc.) et d’identifier les variations d’activité.

Pourquoi calculer les effectifs requis ?

Parce qu’il est nécessaire de connaître le nombre de personnes à inclure dans l’organisation avant d’opérer un choix d’horaires et de cycle de travail. Le nombre d’ETP (équivalent temps plein) conditionnera en particulier le nombre de semaines et l’organisation des plages de travail au sein du cycle.

Cet outil permet :

• De distinguer, en équipe, les semaines  d’activité basses, normales et fortes, en fonction d’un ou deux indicateurs représentatifs de l’activité (nombre d’entrées, nombre d’interventions, etc.). Cette approche, certes empirique, peut être idéalement complétée par une étude de la charge en soins

• De prendre en compte certains paramètres générant un recours à du personnel (absentéisme, formation)

• De visualiser sur un graphique les effectifs présents, demi-heure par demi-heure, en semaine et en week-end

• De calculer le volume d’effectifs nécessaires  par métier  à la prise en charge des patients dans l’unité de soins en fonction du niveau d’activité

• D’obtenir le besoin en effectif productif nécessaire (EPN) sous forme d’équivalent  temps plein (ETP)

• De vérifier la concordance du besoin en EPN avec l’effectif budgété

Un manuel utilisateur est disponible pour cet outil.

Outil de calcul des effectifs requis par métier au regard des variations d’activité sur une année (.xls) - 863 K

Manuel utilisateur pour cet outil (.pdf) - 1.3 M

Répertoire des outils de gestion et d'organisation des ressources humaines (.pdf) - 1.1 M