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Le Tableau de bord de la performance dans le secteur médico-social

Les restitutions de la campagne 2016 du Tableau de bord de la performance dans le secteur médico-social sont en ligne. Vous pouvez vous connecter avec votre identifiant et mot de passe sur la plateforme Tableau de bord pour y consulter vos restitutions des données 2015 et accéder au parangonnage de votre structure : https://tdb-esms.atih.sante.fr/ Des notices utilisateurs sont mises à votre disposition dans le kit outils pour vous aider à naviguer sur la plateforme et à accéder aux restitutions.

Contexte

En 2009, l’ANAP lance la construction du Tableau de bord de la performance dans le secteur médico-social (TDB) commun à 20 catégories d’établissements et services médico-sociaux (ESMS). Le TDB présente la particularité d’être un outil :

- de dialogue de gestion entre les structures, les ARS et les Conseils départementaux,
- de pilotage interne pour les ESMS,
- de benchmark entre ESMS de même catégorie,
- de connaissance de l’offre territoriale pour les ARS et Conseils départementaux,

Issu d’une démarche de co-construction avec les acteurs du secteur, il a été expérimenté à l’occasion de 2 campagnes en 2011 et 2012 sur 5 régions et auprès de 800 ESMS volontaires, et une dizaine de Conseils départementaux (CD).

En décembre 2013, la Direction générale de la cohésion sociale (DGCS) a annoncé sa généralisation à l’ensemble des établissements et services entrant dans le périmètre du TDB, soit 22 000 ESMS, à compter de 2015. Pour préparer ce déploiement, une 3ème campagne a été menée en 2014 sur un panel étendu de 10 régions volontaires et 3 300 ESMS volontaires, et la plateforme web TDB a été transférée à l’Agence technique de l’information sur l’hospitalisation (ATIH).

A compter de 2015, le TDB entre en période de généralisation, sur une période de 3 ans.
Pour la deuxième année de la généralisation, les 13 régions de métropole rejoignent le Tableau de bord de la performance dans le secteur médico-social.

- Alsace-Champagne-Ardenne-Lorraine : Alsace, Champagne-Ardenne et Lorraine
- Aquitaine-Limousin-Poitou-Charentes : Aquitaine, Limousin, Poitou-Charentes
- Auvergne-Rhône-Alpes : Rhône-Alpes
- Bourgogne-Franche-Comté : Bourgogne et Franche-Comté
- Bretagne
- Centre-Val de Loire
- Corse
- Île-de-France
- Languedoc-Roussillon-Midi-Pyrénées : Languedoc-Roussillon et Midi-Pyrénées
- Nord-Pas-de-Calais-Picardie : Nord-Pas-de-Calais
- Normandie : Basse-Normandie et Haute-Normandie
- Pays de la Loire
- Provence-Alpes-Côte d'Azur

Parmi les 5 départements et régions d’outre-mer, Guadeloupe, Guyane, Réunion et Mayotte participent également à la démarche.

 

Modalités de la généralisation

La généralisation concerne les 20 catégories d’ESMS présentes actuellement dans le TDB.

Liste des 20 catégories d'ESMS présentes dans le TDB :

1. Centre Action Médico-Sociale Précoce (C.A.M.S.P.)
2. Centre Médico-Psycho-Pédagogique (C.M.P.P.)
3. Centre Rééducation Professionnelle
4. Etablissement d'Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes (E.H.P.A.D.)
5. Etablissement et Service d'Aide par le Travail (E.S.A.T.)
6. Etablissement pour déficient moteur (IEM)
7. Etablissement pour Enfants ou Adolescents Polyhandicapés
8. Foyer d'Accueil Médicalisé pour Adultes Handicapés (F.A.M.)
9. Foyer de vie
10. Foyer d'hébergement
11. Institut Médico-Educatif (I.M.E.)
12. Institut pour Déficients Auditifs
13. Institut pour Déficients Visuels
14. Institut Thérapeutique Educatif et Pédagogique (I.T.E.P.)
15. Maison d'Accueil Spécialisé (MA S.)
16. Service d'accompagnement à la vie sociale (S.A.V.S)
17. Service d'Accompagnement Médico-Social pour Adultes Handicapés (S.A.M.S.A.H.)
18. Service de Soins Infirmiers A Domicile (S.S.I.A.D.)
19. Service Polyvalent Aide et Soins A Domicile (S.P.A.S.A.D.)
20. Service d'Education Spéciale et de Soins à Domicile (S.E.S.S.A.D.)

La généralisation sera réalisée sur 3 ans, avec l’entrée chaque année dans le Tableau de bord de :

  • 5 nouvelles ARS (sous réserve du projet de réforme territoriale),
  • 5 000 nouveaux ESMS.

Chaque ARS détermine en début de campagne les ESMS et organismes gestionnaires qui entrent dans le TDB.

Accompagnement de l'ANAP

L’ANAP accompagne les 10 ARS des précédentes campagnes ainsi que les 16 nouvelles ARS qui vont entrer dans les campagnes 2015, 2016 et 2017, à déployer le Tableau de bord auprès des ESMS et organismes gestionnaires (OG) de leur territoire.

Cet accompagnement consiste en :

  • Une aide méthodologique auprès des ARS et CD à chaque grande phase d’une campagne TDB,
  • L’organisation de journées de transfert de compétences à destination des ESMS, OG, ARS et CD.

Enjeux du Tableau de bord de la performance

Pourquoi un Tableau de bord de la performance ?

  • Une extrême hétérogénéité du secteur médico-social et des outils utilisés (en matière de système d’information par exemple)
  • Une absence d’outil de description des prestations offertes et des ressources mobilisées par les structures
  • Une absence d’outil commun au secteur des personnes âgées et des personnes handicapées (enfants et adultes)
  • Des changements profonds en matière d’autorisation, de contractualisation ou encore d’évaluation
  • Des informations éparpillées (dans les documents budgétaires, le dossier patient, etc.)
  • Une absence de centralisation des informations pour les ARS et Conseils départementaux et de vision globale sur une structure en particulier, et le secteur en général.

Quels objectifs ?

  • Un outil commun à 22 catégories d’établissements et services du secteur des personnes âgées et personnes handicapées (enfants et adultes)
  • Un outil de pilotage interne pour la structure
  • Un outil de benchmark entre structures
  • Un outil de dialogue entre la structure et les autorités de régulation (ARS et Conseil Départemental) notamment dans la perspective de la contractualisation (CPOM, conventions tripartites, etc.)
  • Un outil de connaissance de l’offre médicosociale sur un territoire.

Quelle architecture ?

Le tableau de bord porte sur les 4 domaines suivants qui rassemblent des données habituellement suivies par les établissements et les services :

  • les prestations de soins et d’accompagnement ;
  • les ressources humaines et matérielles ;
  • l’équilibre financier et budgétaire ;
  • les objectifs de la structure.

Le tableau de bord est construit sur 3 niveaux :

  • des données de caractérisation permettant de décrire la structure et de calculer les indicateurs suivants ;
  • des indicateurs de dialogue permettant à la structure d’échanger avec ses partenaires ;
  • des indicateurs clés d’analyse permettant d’approfondir la lecture des indicateurs de dialogue et de mener un pilotage interne de sa structure.

Ce tableau a été complété par un outil de mesure de l’état d’avancement de la démarche d’évaluation interne et externe et un outil d’état des lieux de la fonction SI.

Les structures renseignent les données sur une plateforme internet.

Démarche

La démarche se compose de 4 grandes étapes :

  • 1ère étape : Co-construction d’un outil partagé entre ESMS et partenaires (CD et ARS) permettant d’alimenter un dialogue de gestion avec la contribution de 80 personnes.
  • 2ème étape : Réalisation de deux expérimentations en 2011/2012, puis 2012/2013
  • 3ème étape : Préparation au déploiement du Tableau de bord - Campagne 2014
  • 4ème étape : Déploiement du Tableau de bord Campagnes 2015, 2016 et 2017

Voir la démarche détaillée

1ère étape : Co-construction d’un outil partagé entre ESMS et partenaires (CD et ARS) permettant d’alimenter un dialogue  de gestion avec la contribution de 80 personnes.

- Fin 2009 a été lancée une phase de définition des principes et indicateurs à intégrer à un Tableau de bord partagé entre les ESMS et leurs autorités de tarification et de contrôle (Agences Régionales de Santé et, le cas échéant, Conseils Départementaux).

- Au cours du second semestre 2010, ce travail s’est poursuivi par la construction d’un Tableau de bord de pilotage commun aux champs de l’accompagnement des personnes âgées et des personnes handicapées - enfants et adultes.

2ème étape : Réalisation de deux expérimentations depuis 2011

> Une première expérimentation en 2011-2012 :

Qui étaient les expérimentateurs ?

Le Tableau de bord a fait l’objet d’une première expérimentation en 2011 auprès de 500 structures représentant 19 catégories d’ESMS, qui entrent dans le champ des missions de l’ANAP, et sur la base du volontariat. Ces structures sont issues des territoires prédéterminés suivants :

  • 5 régions : Alsace, Limousin, Lorraine, Pays de la Loire et Rhône Alpes
  • 8 départements : Haut-Rhin, Bas-Rhin, Creuse, Corrèze, Haute-Vienne, Moselle, Maine et Loire, Loire.

Les Agences Régionales de Santé (ARS) et les Conseils Départementaux concernés ont été étroitement associés à la démarche d’expérimentation.

Objectifs de l'expérimentation :

  • Tester et valider le principe d’indicateurs partagés,
  • Tester l’outil, l’ergonomie de la plateforme ainsi que perspectives d’utilisation en termes de pilotage interne,
  • Définir pour chacun des indicateurs :

    • La pertinence,
    • La productibilité,
    • La robustesse.

Quels enseignements ?

Le Tableau de bord a emporté l’adhésion des utilisateurs tant sur le plan de la productibilité des données que de l’ergonomie de l’outil et des perspectives d’utilisation en termes de pilotage interne et de benchmark. Il a également suscité un vif intérêt auprès des Agences Régionales de Santé (ARS) en vue d’obtenir une connaissance de l’offre, des indicateurs de suivi des structures d’un territoire, et des indicateurs à l’appui de la démarche de contractualisation.

Illustrations

Le Tableau de bord permet d’obtenir :

  • des graphiques qui restituent la valeur de l’indicateur observée dans la structure, comparée à celle des autres structures d’une même catégorie et d’une taille similaire. Elle est restituée en gris foncé pour la structure et les résultats des autres structures sont classés en 4 couleurs. Chaque couleur représente un quartile (exemples 1 et 2)
  • des graphiques propres à la structure (exemple 3)

> Une seconde expérimentation en 2012/2013 :

Pourquoi une seconde expérimentation ?

La première expérimentation du Tableau de bord a mis en avant la nécessité de faire évoluer l’outil, et notamment :

  • Améliorer l’utilisation du TDB tant dans les processus de pilotage interne des ESMS que dans le dialogue avec les autorités tarificatrices ;
  • Mieux répondre aux besoins de connaissance de l’offre médico-sociale sur les territoires ;
  • Améliorer l’outil :

    • Ajustement des indicateurs,
    • Ajout d’une interface organisme gestionnaire,
    • Prise en compte des spécificités des types d’ESMS,
    • Vérification de la robustesse des indicateurs.

Qui étaient les expérimentateurs ?

La seconde expérimentation du Tableau de bord a été lancée fin 2012 auprès d’un panel élargi de 717 structures et 116 organismes gestionnaires, sur le même périmètre des 5 ARS, avec un élargissement du nombre de Conseils Départementaux à 16, et sur la même base du volontariat. Le calendrier était le suivant :

Quels sont les enseignements de la seconde expérimentation ?

Des ateliers de capitalisation ont été mis en place sur 4 thématiques :

  • contractualisation
  • qualité des données
  • connaissance de l'offre sur un territoire
  • pilotage interne

3ème étape : Préparation au déploiement du Tableau de bord – Campagne 2014

L’année 2014 a permis de préparer la généralisation du Tableau de bord avec :

  • Un transfert de l’hébergement de la plateforme Tableau de bord à l’agence technique de l’information sur l’hospitalisation (ATIH) au cours du 1er trimestre 2014 ;
  • Une 3ème campagne de recueil de données auprès de :

    • 5 ARS "  historiques " : Alsace, Limousin, Lorraine, Pays de la Loire et Rhône-Alpes ;
    • 5 nouvelles ARS : Bretagne, Bourgogne, Franche-Comté, Océan Indien, Provence-Alpes-Côte d'Azur.

  • Une poursuite de l’accompagnement des ARS, conseils départementaux et établissements et services médico-sociaux par l’ANAP au travers de deux sessions de formations :Une formation à l’utilisation du Tableau de bord ;
  • Une formation à l’appropriation des restitutions et de l’utilisation du Tableau de bord comme outil de pilotage.

4ème étape : Déploiement du Tableau de bord - Campagnes 2015, 2016 et 2017

Depuis le 1er janvier 2015, le Tableau de bord est entré en phase de généralisation sur une période de 3 ans, avec une cible de 22 000 ESMS, financés ou cofinancés par l’Assurance maladie.  Il est prévu l’entrée chaque année dans le Tableau de bord de :

  • 5 nouvelles ARS (sous réserve du projet de réforme territoriale),
  • 5 000 nouveaux ESMS.

Pour la campagne 2015, les 5 nouvelles ARS sont Aquitaine, Centre, Guadeloupe,  Ile de France et Nord Pas de Calais.
Au cours de ces 3 années de généralisation, l’ANAP poursuit l’accompagnement des ARS, CD et des ESMS, au travers de l’organisation de sessions de transfert de compétences pour l’utilisation du Tableau de bord en direction des nouveaux utilisateurs et d’un appui aux ARS et CD pour mener leur campagne régionale TDB.

Calendrier

Calendrier de la campagne 2015

Calendrier de la campagne 2016

Calendrier de la campagne 2017

Plaquette de présentation

Pour tout savoir sur les enjeux, les objectifs et les bénéfices attendus de l’utilisation du tableau de bord partagé du secteur médico-social, téléchargez la plaquette de présentation.

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