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Edito

Mona Krichen, Responsable du Projet d’Appui au Plan Triennal - ANAP

Grâce à l’engagement constant de la communauté hospitalière, le virage ambulatoire est devenu une réalité pour la majorité des établissements de santé. Les équipes médicales et soignantes prennent plus volontiers en charge, en une seule journée, les patients dont elles ont la responsabilité. C’est particulièrement notable dans le champ de la chirurgie, et en progrès dans celui de la médecine.

Ce virage ambulatoire implique des efforts certains d’anticipation, de coordination et de fluidification du parcours du patient. Respecter les exigences de sécurité tout en permettant au patient de rentrer chez lui le jour même s’accompagne de transformations profondes  des modes d’organisation et de fonctionnement des établissements et des professionnels de santé, dès la consultation, dans les unités de soins et le plateau technique, jusqu’au suivi des patients hors les murs de l’hôpital. 

Ces changements se prolongent dans les unités de soins conventionnelles où la maîtrise des durées de séjour et le niveau de recours à l’hospitalisation complète restent encore un enjeu pour de nombreux établissements. Dans un cadre exigeant de contraintes économiques, qui impose à tous l’efficience opérationnelle dans l’organisation de la prise en charge des patients, vous pouvez compter sur les différentes modalités d’appui de l’ANAP, initiées depuis 2015 et que nous adaptons pour être au plus près de vos  besoins.

Vos réalisations, vos succès, les difficultés rencontrées et les enseignements que vous en avez tirés méritent d’être valorisés et partagés. C’est ce que nous vous aiderons à faire dès cet été pour rendre aux responsables et aux professionnels de terrain tout le crédit de la réussite du virage ambulatoire.

Bonne lecture !


Ils en parlent…

Les acteurs des Pays de la Loire vous font partager leur expérience

Le Centre Hospitalier du Nord Mayenne témoigne de son vécu du Plan Triennal et de l’appui de l’ANAP. L’ARS Pays de la Loire partage sa vision de la mise en œuvre du plan et les transformations engagées.

Interview de Laurence Tandy, Référent Opérationnel Plan Triennal ARS Pays de la Loire

Depuis le début du Plan triennal, qu’est-ce qui a changé pour vous en ARS ?

Nous constatons l’impulsion d’une nouvelle dynamique dans nos relations avec les établissements,  en particulier sur des thématiques d’organisation et d'analyse de données. Le fait de disposer d’indicateurs partagés permet d'aborder les sujets objectivement et de creuser certaines dimensions, comme l’organisationnel et les ressources humaines. Des focus ont ainsi été réalisés sur des disciplines médicales spécifiques telles que la médecine, la cardiologie et l’obstétrique.

Quelle est votre vision du Plan Triennal ?

Au-delà des enjeux financiers du Plan Triennal, il nous a toujours paru important de mettre en exergue la vision prospective du Plan : quelle organisation future ? Quelle prise en charge de demain ? Cette vision doit intégrer les enjeux d'organisation, de dynamique de parcours et de partenariat  avec le premier recours, les SSR de proximité et les HAD...

Egalement, il est nécessaire d’expliquer que l’optimisation capacitaire ne s'entend pas en tant que telle mais s'inscrit dans une démarche globale de parcours. Celle-ci s'appuie sur l’évolution des techniques chirurgicales ou médicales, permettant notamment la réhabilitation précoce, mais également sur l’anticipation du repérage des difficultés éventuelles des patients.

Quelle sont les perspectives pour la suite ?

Il faut poursuivre cette dynamique et continuer à travailler individuellement avec les établissements, en fonction de leurs besoins entrant dans le cadre des objectifs du Plan Triennal.


Interview de Jean-Baptiste PERRET, Directeur des affaires financières et des usagers, Centre Hospitalier du Nord Mayenne

Pourriez-vous nous dire quelques mots sur votre établissement ?

Le Centre Hospitalier du Nord Mayenne est un établissement de proximité, généraliste, de taille moyenne. Il dispose de 620 lits et places, ce qui est important pour un hôpital de proximité. Notre secteur de psychiatrie compte une centaine de lits, de même que notre secteur MCO. Nous comptons en outre un secteur de chirurgie et une maternité.
Je suis directeur des finances et des usagers dans cet établissement. Au début du Plan Triennal, en 2015, je travaillais aux ressources humaines et aux affaires médicales. J’ai donc changé de poste au cours du Plan Triennal, mais je suis resté CPO n°2, le pilote principal étant le directeur des soins de l’établissement, Monsieur Doguet. Nous avons donc assisté en binôme aux réunions de suivi organisées par l’ANAP.

En tant que Chef de Projet Opérationnel (CPO), comment avez-vous vécu la mise en œuvre du Plan Triennal ?

Nous avons été sollicités en 2015 sur ce sujet. Nous ne nous attendions pas à un tel volontarisme de la part des ARS et de l’ANAP. Néanmoins, nous avons fait face.
Ce plan a rejoint des préoccupations de gestion interne, il est donc arrivé au bon moment, même si le travail initial s’est avéré exigeant. Nous avons rapidement avancé sur des chantiers assez larges et structurants pour l’hôpital, ce qui s’est avéré très mobilisateur en temps, en énergie et en ressources humaines. Or les équipes de direction hospitalières disposent souvent de peu de temps à consacrer au pilotage de projets, de restructuration ou de contrôle de gestion supplémentaires.
De plus, les trois années du plan représentent une durée très conséquente. Le contexte de l’établissement évolue tellement que les actions identifiées au début et qui étaient pertinentes en 2015 ne le sont plus forcément en 2016 ni en 2017.
Par ailleurs, d’autres problèmes surviennent en cours de réalisation du plan, qui n’avaient pas été identifiés au départ. Pendant la mise en œuvre, notre établissement a ainsi connu de graves difficultés financières, qui ne sont pas encore derrière nous. Elles ont pourtant modifié la façon dont nous l’avons mené à bien, puisqu’elles sont devenues prioritaires sur certains autres chantiers.
La   gestion du plan triennal nécessite donc une adaptation en fonction du contexte, une pérennisation de l’effort ainsi qu’une souplesse permanente. D’une façon générale, des arbitrages doivent être effectués concernant le déroulement du plan dans la durée, avec des ajustements et une priorisation.
Par exemple, notre établissement compte trois niveaux de dialogue de gestion avec l’ARS, qui sont parfois complexes à mener de front : le niveau du contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens, avec les revues annuelles de contrats ; le niveau du Plan Triennal ; le niveau du contrat de retour à l’équilibre, que nous venons de signer avec l’ARS, du fait de nos difficultés économiques.
Ce triple niveau est très lourd à porter pour un seul établissement, de même que pour l’ARS. C’est le contrat de retour à l’équilibre financier qui est finalement apparu prioritaire, pour nous comme pour l’ARS.

Sur quelles actions avez-vous travaillé dans le cadre du Plan Triennal ?

Nous avons surtout travaillé sur le virage ambulatoire, notamment en chirurgie et en médecine, sur la reconfiguration des capacités, les transports sanitaires, le plan d’action achats et l’efficience RH.
Nous avons rencontré un franc succès en chirurgie. Le pôle chirurgie avait déjà travaillé sur ces questions, il était mûr et donc déjà en mouvement culturellement et organisationnellement, ce qui lui a permis de facilement intégrer les transformations. Finalement, le Plan Triennal a aidé à finaliser la réflexion pré-existante et à structurer les actions.
En ce qui concerne la médecine, nous n’avons pas réussi à passer à l’action. Le Plan Triennal nous a tout de même aidés à tout mettre à plat, à construire un diagnostic, à mieux cerner un avenir en ambulatoire. Mais les pôles et les équipes n’étaient pas assez mûrs, il est encore trop tôt pour passer à l’action.
Finalement, pour ces deux pôles, cela nous a tout de même permis de passer à l’étape suivante.

L’Appui ANAP vous a-t-il aidé ?

Oui. Ce qui m’a semblé très intéressant, c’est tout d’abord le travail en commun avec d’autres établissements de la même catégorie et de la même région que nous. Ce travail nous a permis de créer des liens avec d’autres établissements, qui ne disparaîtront pas.
Il nous a également permis de lancer une culture de gestion en interne, en utilisant – avec l’aide de l’accompagnement de l’ANAP – de nombreux outils de réflexion et de méthodologies. Cela nous a mis le pied à l’étrier pour bâtir des bases méthodologiques de suivi.  
Tous les outils utilisés dans le cadre de ce plan triennal se sont avérés intéressants pour nous, par exemple l’outil QuickEval dans le cadre du transport sanitaire. De même, nous avons déployé l’outil Ælipce, qui nous a beaucoup aidés pour comprendre les véritables enjeux de notre médecine. Les outils et les benchmarks avec les autres établissements de la région ont également été très bénéfiques.

Quelles sont vos perspectives ?

Pour ma part, les perspectives sont bonnes. Les efforts initiés doivent continuer, je suis confiant.
Le retour à l’équilibre de notre établissement est notre priorité, ainsi que celle de l’ARS, qui nous suit de manière très étroite sur cet objectif.


Retour sur le dernier séminaire ROP

Les référents opérationnels régionaux des ARS et de l’Assurance Maladie se sont réunis les 11 et 12 mai 2017, aux côtés des équipes ministérielles, de la CNAMTS et de l’ANAP.

Les référents thématiques du Ministère et de la CNAMTS ont échangé avec la salle sur les éléments d’actualité concernant le suivi du plan Ondam, la contractualisation via les CAQES, les GHT, les transports, les Hôpitaux de jour et la télémédecine. Les ARS Nouvelle Aquitaine et Centre Val de Loire ont ensuite partagé leurs expériences sur le thème : « En l'absence de référentiel national, quels types d'analyses de données pour inciter les établissements à développer l'HDJ en médecine ? ». Les participants ont également pu bénéficier d’apports thématiques sur les Urgences et sur la Mutualisation des unités de soins. 

Le prochain séminaire aura lieu les 28 et 29 septembre 2017.


Planning


Chiffres clés

  • 196 établissements accompagnés
  • 13 Sessions collectives réalisées par groupe, soit 554 Sessions collectives au national
  • 2370 sessions individuelles dont 602 réalisées sur site
  • 8 Séminaires ROP ARS et Assurance Maladie
  • 6 Lettres d’Information de l’appui ANAP au Plan Triennal
  • Près de 300 professionnels de santé participants au Cercle TOVA n°4, dont plus de 60% de médecins et de soignants
  • 23 retours d’expériences associées à 6 thématiques clés du virage ambulatoire et des transformations organisationnelles présentées lors du Cercle TOVA n°4
  • 2 documents de restitution des Cercles TOVA, diffusés sur notre site, destinés à l’ensemble des établissements de santé
  • 5 documents de restitution des Cercles Imagerie, Blocs opératoires et Urgences

L'appui du mentorat

Mise en œuvre du Plan Triennal : derniers mois d’accompagnement

20 mois se sont écoulés depuis la première session collective de mentorat. Les établissements mentorés entrent cet été dans la phase de bilan. Les premiers éléments de bilan démontrent que le virage ambulatoire est pris par la plupart des établissements accompagnés.

L’appui mentorat entre dans sa dernière phase, après 20 mois d’accompagnement et plus de 554 sessions collectives animées en régions. La satisfaction est positive (96,6%) et l’acquisition de connaissances est jugée satisfaisante à 86% par les participants (CPO et référents thématiques).
Les thématiques les plus traitées sur les dernières sessions collectives (SC 9 à SC 13) ont été : HDJ de médecine ; Pilotage de la masse salariale ; Maquettes soignantes ; Urgences ; Parcours ambulatoire au bloc. Au cours de ces sessions, les établissements ont pu analyser leurs données, partager leurs pratiques, échanger avec les référents thématiques des ARS, de l’Assurance Maladie ou de l’ANAP.

Les premiers éléments de bilan, issus du Macrodiagnostic et de la remontée des indicateurs opérationnels des établissements sur 3 années pleines (2014, 2015, 2016), permettent à ce stade de penser que le virage ambulatoire est bien engagé.

La SC 14 (en cours) poursuit les travaux et échanges thématiques et initie le bilan de l’appui auprès des établissements. La vision des établissements sur l’appui ANAP et la dynamique initiée sera recueillie via un questionnaire ; le chemin parcouru, les réussites et les modalités de poursuite feront l’objet d’un support individuel de bilan par établissement.

La SC 15, en novembre, sera une session de bilan collectif et d’ouverture vers la poursuite des actions utiles aux établissements.


L'actu du Cercle TOVA

Retour sur le Cercle TOVA n°4 : des partages d’expériences toujours plus innovantes !

Lors de sa 4ème édition, le Cercle TOVA a réuni près de 300 professionnels des établissements de santé, avec une mobilisation toujours aussi importante de la communauté médico-soignante. Par le biais de plus de 20 retours d’expériences associées à 6 thématiques clés du virage ambulatoire et des transformations organisationnelles, le cercle a mis en avant les outils, méthodes et solutions organisationnelles.

L’ANAP mettra à la disposition de l’ensemble de la communauté hospitalière ces outils, méthodes et solutions par le biais du document de restitution du Cercle, retraçant les présentations et échanges autour des 6 thématiques :

  • Consultations et soins externes : Comment valoriser l’activité des consultations et des soins externes ?
  • Chirurgie ambulatoire : L’articulation Ville-Hôpital : un enjeu majeur pour une meilleure continuité des soins
  • Hôpitaux de jour de médecine : Adaptation des compétences et  des ressources matérielles à la spécificité des prises en charge en HDJ médecine
  • Maîtrise des durées de séjour : Collaboration accrue des acteurs du territoire en amont et en aval de l’hospitalisation
  • Mutualisation des unités de soins : Comment outiller les démarches de mutualisation des unités de soins ?
  • Ressources humaines : Optimiser l’organisation du temps de travail (aménagement du temps de travail et synchronisation des temps médicaux et paramédicaux)

Le prochain Cercle TOVA se tiendra le 12 octobre à la Cité Universitaire à Paris. Pour cette dernière édition, seront au programme : une matinée en plénière, en format tables rondes, puis une après-midi en ateliers thématiques.

Les inscriptions seront bientôt ouvertes sur le site de l’ANAP.


L'appui thématique

Revivez les dernières éditions des Cercles plateaux médicotechniques !

> Les actes du dernier cercle bloc imagerie

> Les actes du dernier cercle bloc opératoire

> Les actes du dernier cercle urgences

Inscrivez-vous aux prochains rendez-vous des cercles

Nous vous invitons à participer au cercle « pour faire le tour des solutions durables ! » (imagerie, bloc opératoire, urgences, développement durable), qui aura lieu le 19 septembre à l’UIC-P (16 rue Jean Rey, Paris).

Cette journée réunira toutes les thématiques autour de l’amélioration du service rendu aux patients et traitera les problématiques suivantes :

  • Imagerie : Qu’est-ce que la performance en imagerie médicale ?
  • Bloc opératoire : Comment concilier la qualité de prise en charge du patient et efficience au bloc opératoire ?
  • Urgences : Comment maîtriser le temps de prise en charge aux urgences ?
  • Développement durable : Comment accompagner le patient, premier bénéficiaire d’une démarche de développement durable ?

> Inscrivez-vous dès maintenant en ligne

Attention ! Le nombre de places est limité par thématique. Les inscriptions se font par ordre d’arrivée !

> Pour en savoir plus sur l’organisation de cette journée rendez-vous sur notre site internet


Focus sur...

Le Tour des régions : une démarche expérimentale d’évaluation du potentiel ambulatoire en médecine en région Centre - Val de Loire

L’ANAP a proposé à l’ARS Centre - Val de Loire une méthode expérimentale d’évaluation du potentiel de développement de la procédure ambulatoire de prise en charge en médecine. L’objectif de cette méthode est de restituer un état des lieux intelligible pour les médecins afin de susciter leur implication à partir des questions qu’ils se posent. L’approche retenue se veut prioritairement médicale, car fondée sur les grandes familles de pathologies, notion plus claire pour les médecins que les seuls « GHM ».

A partir des données du PMSI, relevées sur 3 ans, il s’agit de descendre au niveau des diagnostics principaux et d'opérer des regroupements en catégories de pathologies et en familles médicales. Ces regroupements sont significatifs sur le plan médical et sont intelligibles pour les médecins.

Cette démarche permet en premier lieu de réaliser une comparaison avec les autres établissements de la région. Cette comparaison régionale a plus de sens pour les professionnels concernés, au regard de la proximité territoriale, des caractéristiques des patients et des réseaux professionnels, y compris d’enseignement et de recherche.

Il s’agit ensuite d’identifier les établissements qui sont le plus avancés dans la procédure ambulatoire,  par pathologie. Cela permettrait de pouvoir proposer une démarche de validation de leurs protocoles au niveau régional puis de favoriser leur diffusion aux autres établissements.

Il s’agit enfin de mesurer le potentiel transférable et le gain possible en nombre de nuitées. Pour cela, la démarche est la suivante : si la pathologie était prise en charge en 0 nuits dans la même proportion que dans l’établissement le plus performant de la région sur cette prise en charge, combien de nuitées serait-il possible de gagner ?

Cette démarche constitue pour l’ARS une base de discussion avec les établissements. Quant aux établissements cela  leur permet de pouvoir se situer et de travailler avec les plus avancés d’entre eux, pour progresser collectivement.

 

L’ARS Centre - Val de Loire partage sa vision de cette démarche, expérimentée auprès des établissements mentorés de sa région.

Interview d’Annie Deschamps, ROP Plan Triennal, ARS Centre - Val de Loire : « …présenter aux établissements des éléments objectifs sur leurs modalités de prise en charge de certaines pathologies clés devrait permettre d’engager des dialogues, mais aussi de favoriser des échanges entre établissements. »

Lire l’interview complète d'Annie Deschamps, ROP Plan Triennal, ARS Centre - Val de Loire

Quels contexte et enjeux sur l’ambulatoire dans votre région ?

La région Centre - Val de Loire est caractérisée par une démographie médicale faible, une population vieillissante et des établissements de santé de plus en plus en difficultés financières.

Dans ce contexte, il est indispensable de promouvoir des alternatives à l’hospitalisation  pour répondre aux besoins de la population et accompagner les établissements de santé dans leur recherche d’efficience. Le virage ambulatoire est donc une nécessité en région Centre - Val de Loire.

Le taux de chirurgie ambulatoire a régulièrement progressé ces dernières années grâce à des actions concrètes auprès des établissements de santé (52.3 % en 2016, +2 points par rapport à 2015) et le taux d’hospitalisation de jour en médecine atteint 47.9 %.

Dans le cadre du mentorat, vous expérimentez un outil d’évaluation du potentiel substituable en hôpital de jour de médecine : en quoi cette démarche est-elle intéressante pour l’ARS et quelle est l’utilité pour les établissements ?

Le binôme ANAP qui nous accompagne est venu nous présenter cette démarche et ses premiers résultats au début du mois de mai. Son premier intérêt est de permettre d’avoir une base de travail pour lancer une dynamique.

Autant on dispose d’outils et de référentiels pour le développement de la chirurgie ambulatoire, autant on est démuni pour la médecine ambulatoire …

Nous avions besoin d’avoir des outils pour engager des travaux avec les établissements. Cette méthode, qui reste à approfondir, fournit une multitude d’informations à partager avec eux et pose un certain nombre de questions, notamment sur les pratiques de codage mais aussi sur certaines pratiques de prise en charge. Pour une pathologie X donnée, pourquoi un établissement de la région réalise 80 % de séjours en hospitalisation complète, alors que d’autres, pour la même pathologie, n’en font que 20 % ?

Comment allez-vous la déployer aux autres établissements et quelles sont les prochaines étapes ?

Pour le moment, il reste à approfondir certains résultats avant de pouvoir proposer une stratégie régionale. Mais à partir des premières analyses présentées par l’ANAP, on pourrait envisager le développement de la médecine ambulatoire par l’angle de la pertinence des prises en charges.

Beaucoup de facteurs doivent bien sûr être pris en compte, mais présenter aux établissements des éléments objectifs sur leurs modalités de prise en charge de certaines pathologies clés devrait permettre d’engager des dialogues, mais aussi de favoriser des échanges entre établissements… et favoriser, pourquoi pas, le partage de protocoles de prise en charge. Tout reste à construire, mais nous souhaitons pouvoir amorcer des travaux, et cette méthode devrait nous y aider grandement !


Prochaine Lettre

La prochaine et dernière lettre bouclera le tour des régions, en donnant la parole aux ARS et établissements de Corse et d’Océan Indien.


Agenda

  • 19 septembre 2017 : Cercle « pour faire le tour des solutions durables ! » (imagerie, bloc opératoire, urgences, développement durable)
  • 28 et 29 septembre 2017 : 9ème séminaire ROP ARS et AM
  • 12 octobre 2017 : Cercle TOVA n°5
  • Novembre 2017 : Sessions collectives de mentorat n°15