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Edito

Christian Espagno, Directeur associé - ANAP

Cette première Lettre d’Information de l’année 2017 témoigne de la continuité de la dynamique initiée en 2015 : les établissements poursuivent la mise en œuvre des feuilles de route opérationnelles; les ARS amplifient leurs initiatives régionales pour soutenir les établissements dans leurs transformations.

Tous peuvent compter sur les différentes modalités d’appui de l’ANAP, initiées depuis deux ans et que nous adaptons pour être au plus près de vos  besoins.

Nous souhaitions vous faire partager des « morceaux de vie » accompagnant la mise en œuvre du Plan Triennal et l’appui de l’ANAP en région. La rubrique « Ils en parlent » met ainsi en lumière la région Hauts de France, à travers l’expérience de deux établissements et le point de vue de l’ARS : quels sont les changements impulsés par le Plan Triennal ?

La rubrique « Tour des régions » donne la parole à l’ARS Occitanie et à l’ARS Nouvelle-Aquitaine, qui témoignent des modalités de collaboration et d’appui avec l’ANAP ainsi que de leurs démarches régionales sur les thèmes des ressources humaines et de la pertinence.

Les prochains mois de mise en œuvre du Plan Triennal nécessiteront de maintenir le niveau d’engagement et de dynamisme de tous les acteurs. Du côté de l’ANAP, ce sera déjà le temps du bilan et de l’évaluation de notre appui aux côtés des établissements et auprès des ARS. Et, comme en témoigne ici le Référent Opérationnel (ROP) de l’ARS Hauts de France, de s’interroger sur les suites à donner pour maintenir cette dynamique collective.

Bonne lecture !


Ils en parlent…

Les acteurs des Hauts-de-France vous font partager leur expérience

Deux établissements de la région Hauts-de-France témoignent de leur « vécu » du Plan Triennal et de l’appui de l’ANAP : quel impact sur les actions opérationnelles en cours, relatives notamment au virage ambulatoire ? Quel changement de culture engagé au sein des équipes ?

L’ARS Hauts-de-France nous fait part de son point de vue sur le Plan Triennal en région : quelles transformations engagées pour l’ARS, pour les établissements ? Quels enjeux et attentes pour l’avenir ?

Interview de Raphael Becker, Responsable Opérationnel ARS Hauts-de-France

Qu’est-ce-que le Plan Triennal a permis d’initier ou de faire évoluer dans votre région ?

La réaffirmation des priorités nationales au travers des blocs du Plan et la large communication sur les objectifs à atteindre nous ont aidés à mieux mobiliser les établissements et à relancer certaines actions au niveau régional, voire à les étendre.

Je pense en particulier à la chirurgie ambulatoire : le Plan a permis de renégocier de nouveaux objectifs avec les établissements, de façon à relancer la dynamique et à franchir une nouvelle marche. Nous avons aussi élaboré un plan d’accompagnement auprès des établissements, notamment pour soutenir les initiatives innovantes en chirurgie ambulatoire. Le développement de nouveaux outils pour le suivi de l’activité, mis à disposition des établissements, ainsi que des accompagnements directs auprès des structures de chirurgie ambulatoire ont également été réalisés.

La confirmation de la priorité sur les transports ou même sur la pertinence des soins a aussi  permis de démarrer les travaux au niveau régional avec les établissements.

Avez-vous adhéré à la démarche d’accompagnement dès le départ ?

L’adhésion à la démarche a été difficile au départ mais l’accompagnement a finalement constitué un levier supplémentaire pour certains établissements que nous n’avions pas la possibilité d’accompagner par ailleurs.  Cela a également permis d’aborder de nouvelles thématiques que nous n’avions pas obligatoirement intégrées en région.

Le Plan triennal a-t-il changé votre mode de fonctionnement, vos rapports avec les autres acteurs du Plan ?

Il a surtout permis de renforcer la transversalité des actions qui étaient menées auprès des établissements par les différents services de l’ARS, et donc d’améliorer la cohérence vis-à-vis des établissements. Nous avons également pu renforcer la coordination avec les actions du réseau Assurance Maladie, au bénéfice des établissements.

Les séminaires ROP, qui réunissent régulièrement les ARS, l’Assurance Maladie et le national sont aidants. Nous avions peu de lieu d’échanges entre les deux réseaux à un niveau national, nous permettant de mettre en avant des problématiques régionales et nationales. Même si les deux réseaux ne partagent pas toujours le même point de vue, cela permet de confronter les deux positions et parfois de trouver des solutions. Cela permet aussi de créer un réseau, de prendre des contacts, d’échanger plus facilement comme cela a été fait au cours des deux dernières années.

Et concernant les établissements ?

Sur certaines thématiques comme le virage ambulatoire, le Plan Triennal a permis de préciser l’organisation interne des établissements, en s’appuyant sur l’accompagnement ANAP. Le mentorat a mis en avant les bonnes pratiques organisationnelles, les référentiels, les évolutions possibles et a donc permis d’identifier les enjeux organisationnels sur lesquels devaient travailler les établissements.

Egalement, le suivi et la fiabilisation des indicateurs organisationnels au sein des établissements ont été favorisés, constituant un point essentiel. Certains établissements ont développé des tableaux de bord qui permettent non seulement de dynamiser le dialogue de gestion en interne, mais également de faciliter le dialogue avec l’Agence.

Les groupes de mentorat permettent un partage de données entre établissements, de réaliser des comparaisons intéressantes. Cela fait progresser la culture médico-économique des établissements. Les sessions sont également importantes pour le partage de retours d’expériences entre établissements  et les échanges permettent de rechercher des solutions communes.

Enfin, des journées thématiques ont été organisées par les équipes de l’ANAP, à la demande des établissements ou de l’ARS. Elles permettent de répondre aux besoins thématiques des établissements de la région - c’est une réelle plus-value dans l’accompagnement.

L’appui au Plan Triennal vit ses derniers trimestres. Quelles seraient vos attentes pour la suite ?

Il est important de poursuivre les échanges entre acteurs. Le niveau national doit porter un travail d’animation envers les ARS pour réduire l’aspect descendant et  nous impliquer en amont. Par exemple, pour le contrat unique,  les réseaux ARS et Assurance Maladie ont été sollicités préalablement et ont fait remonter des propositions.

Il  faut également maintenir les temps d’échanges thématiques entre établissements, même éventuellement repris par l’ARS, mais avec un soutien national.

L’enjeu est de réussir à maintenir la dynamique après 2017. Il ne faut pas que ce soit un plan qui s’arrête brutalement. Il faut peut-être penser à faire évoluer le dispositif en version territoriale, en accompagnant des GHT. De notre côté,  nous réfléchissons à la possibilité de mener des dialogues territoriaux cette année. C’est un des principaux défis qui nous attend pour 2017.


Interview de Sylvain Cadin - Directeur en charge des affaires financières, achats et SI du Centre Hospitalier de Soissons

Pouvez-vous, en quelques mots, nous présenter votre établissement ?

Le CH de Soissons est un établissement des Hauts de France, qui dispose de toutes les spécialités MCO (300 lits environ), d’un secteur médico-social assez important (300 lits d’hébergement et 50 lits SLD)  ainsi que d’un secteur de soins de suite et de réadaptation (environ 60 lits). Il est établissement support d’un GHT. Il présente notamment une activité très fortement attractive sur la médecine.

En tant que Chef de Projet Opérationnel (CPO), comment avez-vous vécu la mise en œuvre du Plan Triennal ?

Je suis arrivé au CH de Soissons en septembre 2015 en même temps que le lancement du Plan Triennal. Ma mission de CPO s’est inscrite dans une démarche territoriale dans le cadre d’une communauté hospitalière de territoire qui associe Laon, Château-Thierry et Soissons.

Au moment de notre entrée dans le Plan Triennal, l’état des lieux a mis en lumière plusieurs problématiques, la première étant relative à la chirurgie et notamment à la chirurgie ambulatoire : le virage ambulatoire n’était en effet pas amorcé au début de la démarche. L’autre problématique touchait l’obstétrique : la forte capacité de prise en charge hospitalière du service n’était pas en adéquation avec l’activité. Des démarches étaient déjà en cours pour identifier une nouvelle capacité et les ressources afférentes.

Dès le départ, je me suis mis en immersion totale sur les thématiques du Plan Triennal. Dans le cadre de ma mission de CPO, j’ai bénéficié de formations assez denses sur la chirurgie ambulatoire, les transports sanitaires, les outils Ælipce et la gestion des lits. Ceci m’a permis d’initier une acculturation aux enjeux et de cerner les thématiques à développer dans l’établissement.

Ensuite, il fallait construire une méthode permettant d’identifier des objectifs opérationnels pour répondre aux enjeux auxquels nous devions faire face, qui s’inscrivaient également dans le cadre du plan triennal.

Et enfin, nous avons dû constituer un « vivier » de professionnels en interne, pour porter chacun des axes. La méthodologie de l’ANAP nous a beaucoup aidés à pré-identifier et à motiver les référents thématiques. Nous avons ainsi pu  constituer les équipes projet et les fédérer autour des actions à mener. A leur tour, ils ont ensuite bénéficié d’un accompagnement plus ciblé.

Vous avez été formé à l’outil Gestion des lits, quels ont été, selon vous, les bénéfices ?

Au tout début de la démarche, j’ai été formé à cet outil, car c’est une thématique retenue au titre de notre feuille de route. Nous avions beaucoup d’enjeux autour de la transformation capacitaire et du virage ambulatoire. Pour autant, la Gestion des lits s’inscrivait dans notre programme plutôt à l’horizon 2017. L’outil Gestion des lits est pratico-pratique. Il est très visuel et accessible pour l’ensemble des professionnels de l’établissement. Il permet de disposer de quelques données synthétiques par service sur l’activité, en termes d’occupation des lits, de durée des séjours et de provenance des patients (Notamment avec l’identification de ceux passant par les urgences). Enfin, il nous a aidé à identifier le potentiel de substitution en ambulatoire.

Ce qui m’a plu dans l’outil, c’est qu’une fois paramétré, il est très « facile à faire vivre ». Il vit avec le fichier de l’activité. Les indicateurs sont parlants pour les équipes, grâce notamment à la restitution graphique.

Nous ne sommes pas encore à une pleine maturité des dialogues de gestion, et auparavant, nous n’avions pas d’outil de gestion partagé. L’outil Gestion des lits nous permet aujourd’hui d’avoir une base de discussion. Ainsi, dans le cadre des dialogues de gestion avec les chefs de pôle, nous évitons dorénavant les « débats sans fin » où les chiffres sont souvent remis en cause. L’outil produit des indicateurs via le fichier d’activité, les chiffres ne peuvent donc plus être contestés. Nous partageons maintenant, tous ensemble, les tendances et les indicateurs, ce qui ouvre la réflexion sur les pistes d’amélioration.

Quelques mots sur l’accompagnement de l’ANAP ?

Au début, j’ai vécu l’accompagnement ANAP parfois comme une contrainte, un investissement fort, notamment au regard du formalisme important demandé.

Au fil de l’accompagnement, j’ai pu constater que l’appui de l’ANAP permet de donner un cadre, de maintenir une dynamique sur les thématiques en soutien du Chef de Projet Opérationnel. Finalement, cela nous fait gagner du temps grâce aux méthodes partagées entre établissements,  aux échanges entre les référents thématiques et aux méthodes transmises par le mentor en sessions.

L’ANAP est un relais opérationnel efficace vers les équipes projet, en facilitant le dialogue grâce à son expertise, sa disponibilité et sa neutralité.


Interview croisée de Mme Laurence Manniez, Directrice adjointe du CH de Saint Omer et de M. Heringuez, Directeur Qualité du CH de Saint Omer

Comment le CH de St Omer s’est-il engagé dans les transformations d’organisation induites par le virage ambulatoire ?

Fin 2012, à l’arrivée de l’équipe de direction, le CH de St-Omer était un établissement déficitaire et traversait une crise de gouvernance. L’objectif de revenir à l’équilibre était prioritaire. Depuis, la situation financière difficile de l’établissement s’accompagnait d’un dialogue de gestion exigeant avec l’ARS. Nous avons dû réaliser un état des lieux et identifier des axes d’optimisation : mettre en place des indicateurs de pilotage, travailler sur la démographie médicale, redimensionner notre service des urgences. Ces pistes d’amélioration étaient perçues comme imposées par la Direction et n’était pas toujours partagées par le terrain.

Dès 2013, le CH de Saint-Omer a bénéficié du Programme National sur la gestion des lits. Puis, en septembre 2015 , les apports méthodologiques Plan Triennal sur la communication, la transparence, le positionnement d’acteurs ont permis de développer une approche commune des projets de transformation des organisations, en particulier sur le plan de l’implication des professionnels, du dialogue avec les médecins et les soignants et de la prise en compte des contraintes et propositions du « terrain ».

Les propositions viennent maintenant des acteurs : les cadres de pôle sont en mesure avec  les chefs de pôle d’adapter le capacitaire en fonction de l’activité. Un lien  de confiance s’est créé entre les chefs de pôles, les cadres et la direction, ce qui n’était pas le cas avant.

Comme le souhaite le Chef de l’établissement, Monsieur Merlaud,  la Feuille de route opérationnelle est devenue la ligne directrice de tous nos projets. Les orientations du Plan Triennal  seront ainsi inscrites au projet d’établissement  ainsi qu’au projet médical de 2ème génération et à l’Axe 3 du projet stratégie et gestion. 

Dans ce contexte, quelles sont aujourd’hui les actions prioritaires pour votre établissement ?

Dans une première phase, nos actions prioritaires ont concerné la gestion des lits, le virage ambulatoire en chirurgie et en médecine, la centralisation du brancardage et l’optimisation du fonctionnement du bloc opératoire. Nous travaillons aussi sur les mouvements en temps réel dans les unités de soins, sur la sortie en fin de matinée, avec des objectifs chiffrés par secteur.  Nous mettons en place une équipe centrale de brancardage et une cellule de programmation pour 50% des transports internes, un projet d’informatisation de ce secteur est en cours. Pour la chirurgie ambulatoire, nous travaillons à la diminution du nombre de places, avec comme objectif la double rotation, ainsi qu’à la mise en place du fast track et du « patient debout ».

Dans une seconde phase , la réorganisation des circuits patients mais aussi des capacités d’hospitalisation en fonction de l’activité et des modes de prise en charge sont prévus pour le pôle mère enfant et pour le pôle médecine .

Comment avez-vous mobilisé les professionnels et notamment les médecins ?

Avec beaucoup de communication, de transparence et de méthode.
Les outils du plan triennal ont permis de faire comprendre les enjeux et  les perspectives d’évolution liées au virage ambulatoire – le slogan « mieux soigner moins héberger » est repris régulièrement dans nos communications. L’accompagnement de l’ANAP en termes d’aide méthodologique a été très bénéfique pour identifier et former les référents thématiques aux bons outils et méthodes.

L’embarquement des acteurs de terrain, nous l’avons surtout au niveau de nos chefs de pôle. La sensibilisation auprès  des chefs de service reste à conforter, ce sera une de nos priorités pour 2017.

Nous travaillons maintenant avec nos cadres de pôles en toute transparence. Ils maîtrisent les indicateurs, ils font des propositions, par exemple, sur leur façon de gérer leurs mensualités de remplacement. Nous optimisons les ressources en fonctions des besoins de l’ES. L’image du CH a changé depuis quelques temps. Les acteurs de ville nous transmettent souvent ce message. Le Plan Triennal nous a surtout apporté de la méthode pour penser l’Hôpital de demain.

Les formations proposées ont permis aux  acteurs clés, médecins et chirurgiens, d’entendre les messages importants, d’échanger entre pairs, et ensuite d’accompagner leurs équipes.

Par exemple, un chef de pôle est allé en formation chirurgie ambulatoire organisée dans le cadre du Plan ONDAM et est revenu en disant « OK, j’ai compris l’importance incontournable du projet » - cela a  créé un déclic, ce qui a permis d’ouvrir la voie du changement.

Comment avez-vous mené le dialogue social ?

Nous avons développé une culture du pilotage et des indicateurs au sein de l’établissement.

Le chef d’établissement s’est à la fois basé sur le dialogue de gestion et sur les axes du Plan Triennal  retenus par l’établissement pour mener le dialogue social. Nous avons réalisé un plan de communication adapté aux différentes instances et séances d’information.

Nous avons mis en place des outils de pilotage accessibles aux  acteurs des pôles (contrats de pôle, intranet, internet, newsletter…) afin de permettre une transparence sur les nouveaux enjeux et  les orientations  de l’établissement.

Lorsqu’il y a eu des conséquences sociales, quel accompagnement a été engagé ?

Aucune conséquence sociale pour l’instant. La conversion entre l’ambulatoire et le conventionnel, du fait de la bonne activité de l’établissement  et des bons indicateurs sur les IPDMS et taux d’utilisation des lits, ne nous engage pas à ce jour à procéder à une baisse des effectifs. Notre attractivité nous incite à travailler plus sur la cohérence des recrutements  qui nous permettront de  poursuivre la bonne évolution de l’établissement et d’envisager sereinement la nouvelle gouvernance dans le cadre des GHT.


Retour sur le dernier séminaire ROP

Les référents opérationnels régionaux des ARS et de l’Assurance Maladie se sont réunis les 26 et 27 janvier 2017, aux côtés des équipes ministérielles, de la CNAMTS et de l’ANAP.

De nombreux partages d’expériences régionales ont enrichi les échanges, notamment sur : la pertinence des actes, des modes de prise en charge et des prescriptions de Transports sanitaires (ARS et Assurance Maladie Nouvelle Aquitaine) ; la mise en œuvre de PRADO (AM Ile de France) ; un outil « profil virage ambulatoire » (ARS et AM Normandie) ;  une démarche régionale sur les maquettes organisationnelles (ARS Occitanie). Un radiologue a également témoigné de son expérience de coopération publique-privé en imagerie. Ces échanges et partages de points de vue ont satisfait 94% de la soixantaine de participants. Le prochain séminaire aura lieu les 11 et 12 mai.


Planning


Chiffres clés

  • 197 établissements accompagnés
  • 468 Sessions collectives tenues de la SC1 à la SC10
  • 94,5% de participants satisfaits lors des sessions collectives n°10
  • 2364 sessions individuelles téléphoniques dont 591 sur site de la SI0 à la SI 10
  • 94 % de satisfaction des référents ARS et Assurance Maladie au séminaire ROP de janvier 2017
  • 356 participants à la 3ème édition du Cercle TOVA
  • 89% des participants ont été satisfaits
  • Près de 60% des participants étaient des professionnels de santé (médecins, soignants)

L'appui du mentorat

Mise en œuvre du Plan Triennal : la dynamique continue !

Quatre sessions collectives et autant de sessions individuelles sont à venir, poursuivant l’appui thématique et méthodologique aux établissements et préparant le bilan de notre action à leurs côtés.

Les établissements mentorés ont réalisé fin février – début mars leur session collective n°11.

Les thématiques les plus travaillées lors des dernières sessions collectives (n°8 à 11) sont : maquettes organisationnelles et gestion du temps médical ; HDJ Médecine ; consultations externes ; fonctions support ; secrétariats médicaux. Les établissements restent satisfaits de ces journées d’échanges et de travail.

Quatre sessions collectives et autant de sessions individuelles sont à venir, poursuivant l’appui thématique et méthodologique aux établissements et préparant le bilan de notre action à leurs côtés, prévus lors de la session collective 15, qui viendra clore l’appui mentorat.


L'actu du Cercle TOVA

Une 3ème édition à la hauteur des attentes

Le 9 février, à Paris, s’est déroulée la 3ème édition du Cercle Transformations Organisationnelles et Virage Ambulatoire (TOVA). Une journée réussie grâce à une participation en hausse et une satisfaction plus forte.
La thématique « Mutualisation des unités de soins »  s’est invitée dans la ronde du Cercle pour compléter les thématiques organisationnelles du virage ambulatoire.

Lors de sa 3ème édition, le Cercle Transformations Organisationnelles et Virage Ambulatoire (TOVA) a consacré plus de 20 retours d’expériences à 6 thématiques clés du virage ambulatoire et des transformations organisationnelles. Par le biais du partage d’expériences issues de projets innovants, il a mis en avant les outils et méthodes destinés à apporter des solutions organisationnelles aux professionnels des établissements de santé.

L’ANAP met à la disposition de l’ensemble de la communauté hospitalière ces outils, méthodes et solutions par le biais du document de restitution du Cercle, retraçant les présentations et échanges autour des 6 thématiques :

  • Consultations et soins externes : Innovations techniques et organisationnelles pour améliorer la lisibilité des consultations externes
  • Chirurgie ambulatoire : L’innovation, l’une des clés pour impulser le changement
  • Hôpitaux de jour de médecine : Amélioration des organisations de prise en charge des patients en HDJ médecine
  • Maîtrise des durées de séjour : Sécuriser la prise en charge du patient en évitant les journées d’hospitalisation non pertinentes
  • Mutualisation des unités de soins (nouvelle thématique) : Mutualiser des unités de soins : pourquoi, avec qui, comment et pour quels résultats ?
  • Ressources humaines : Dimensionner les effectifs au regard de l’activité

L'appui thématique

Revivez les dernières éditions des cercles plateaux médicotechniques !

L’ANAP continue d’appuyer les établissements soucieux d’améliorer la performance de leurs plateaux médicotechniques (bloc opératoire, imagerie, urgences), au travers de sessions d’appui méthodologique et de cercles thématiques.

> Lire l'actualité « bloc »

> Lire l'actualité « imagerie »

> Lire l'actualité « urgences »


Focus sur...

Tour des régions : des initiatives régionales pour soutenir les établissements dans leurs transformations

Les ARS d’Occitanie et de Nouvelle-Aquitaine partagent leur initiative en faveur du déploiement du Plan Triennal en région :
- un benchmark sur les maquettes organisationnelles en Occitanie ;
- la pertinence des actes, des modes de prise en charge et des prescriptions de transports comme levier en faveur de la performance en Nouvelle-Aquitaine.

 

  • Occitanie : quand l’ARS fait de la « qualité de vie au travail » une de ses priorités pour 2017

L’ARS Occitanie met en œuvre de nombreuses actions auprès des établissements de la grande région, notamment dans la perspective des transformations induites par le Plan triennal : un benchmark bloc et UCA ; un accompagnement pour la mise en place de plan d’actions achats dans le cadre du programme Phare ; un financement d’audits pour les établissements en difficultés …

L’ARS en partenariat avec l’ANAP, réalise un benchmark régional sur les maquettes organisationnelles soignantes, intégré aux actions prioritaires de l’Agence en 2017 relatives à la qualité de vie au travail.

« L’ARS Occitanie, qui fait de la qualité de vie au travail un de ses objectifs prioritaires pour 2017, a décidé avec ce « projet maquettes » d’accompagner les établissements dans cette dynamique. Le juste dimensionnement des unités de soins doit permettre d’améliorer la qualité de prise en charge des patients mais aussi les conditions de travail des personnels médicaux et paramédicaux. »

Lire l’interview complète de Mathieu Roy, Responsable de l’unité efficience, ROP Plan Triennal, ARS Occitanie

Partage d’expérience : réalisation d’un benchmark sur les maquettes organisationnelles soignantes avec Mathieu Roy, Responsable de l’unité efficience, ROP Plan Triennal, ARS Occitanie

Vous pilotez un benchmark sur les maquettes organisationnelles soignantes dans votre région, pourquoi travailler sur ce sujet ?

Dans un contexte où la qualité et la sécurité des soins sont à la source de la compétitivité, la performance doit désormais intégrer des critères liés à la qualité de vie au travail.

L’ARS Occitanie, qui fait de la qualité de vie au travail un de ses objectifs prioritaires pour 2017, a décidé avec ce « projet maquettes » d’accompagner les établissements dans cette dynamique. Le juste dimensionnement des unités de soins doit permettre d’améliorer la qualité de prise en charge des patients mais aussi les conditions de travail des personnels médicaux et paramédicaux.

Concrètement, le but est de donner aux établissements un outil leur permettant de se comparer et d’échanger entre eux, afin d’améliorer leurs pratiques et de s’interroger sur la performance de leurs organisations.
C’est aussi un outil pour dialoguer avec l’agence, car nous avons du mal à objectiver cette dimension aujourd’hui.

Comment avez-vous procédé ? 

Il s’agit d’un travail en cours, co-piloté par l’ARS et l’ANAP.

Dans les groupes de mentorat, sur les 23 établissements accompagnés, le sujet sur les maquettes organisationnelles était prégnant et les établissements étaient en demande d’éléments de comparaison.

Les sessions collectives étaient donc le meilleur vecteur pour faire ce travail, car les établissements étaient réunis, partageaient déjà entre eux et avec nous ; cela nous a permis de construire avec eux la méthodologie et de travailler sur les freins. Nous leur avons demandé de compléter l’outil maquette organisationnelles de l’ANAP, en ciblant 8 maquettes par établissement, dans les unités de soins qui nous paraissaient les plus pertinentes. L’ensemble des éléments a été consolidé par le mentor de l’ANAP et partagé en session collective.

Beaucoup d’éléments de méthode ont été discutés lors des échanges en sessions collectives : pour les ES, cela n’était pas exploitable en l’état. Il fallait donc aller plus loin dans l’analyse pour lever les freins méthodologiques : d’un commun accord avec notre binôme ANAP, nous avons décidé de poursuivre le travail jusqu’à la rentrée 2017.
Sur l’ensemble des sessions collectives 2017, 2 à 3 heures seront ainsi sanctuarisées avec chacun des ES pour travailler sur les maquettes et recenser leurs modalités organisationnelles respectives.

Pour tous, ce travail est très prenant et il nécessite une forte implication ; nous avons une exigence qualitative assez forte sur l’exploitation des données, il faut s’en donner les moyens. Nous avons notamment mobilisé la conseillère technique en soins de l’ARS pour venir en appui des établissements sur la complétude des maquettes.

Il faut que ce soit un projet institutionnel, porté et piloté par le Directeur Général, le Directeur des Soins, le Directeur des Ressources Humaines de l’établissement.

Quel sera le fruit de cette démarche ?

Le but est de disposer d’une matrice de lecture des unités médicales permettant aux établissements de se situer, et de voir, pour des capacités comparables d’hospitalisation, les organisations existantes. Ils pourront alors se rapprocher pour échanger, et réfléchir à de nouvelles méthodes de travail en vue d’améliorer la QVT de leurs professionnels.

Les livrables attendus sont la matrice, un socle de méthode et un guide de lecture pour que les établissements puissent facilement se comparer.

Après, il s’agira d’étendre ce sujet aux fonctions administratives, techniques et logistiques et d’ouvrir la porte sur des sujets tel que la synchronisation du temps médical et non médical.

Quels conseils donneriez-vous à une autre région qui souhaiterait réaliser le même type de démarche ?

Je conseillerais de réaliser un gros travail de pédagogie très en amont : associer les établissements le plus tôt possible avec les fédérations, être très clairs sur les finalités du projet, sur ce que veut en faire l’ARS, et sur la méthodologie.

Ne pas oublier que c’est un travail réalisé par l’établissement et pour l’établissement !

  • Nouvelle-Aquitaine : quand l’ARS place la pertinence au cœur du dialogue avec les établissements

Après un premier temps consacré à la formalisation des feuilles de route stratégiques et opérationnelles, l’accompagnement de l’ANAP en Nouvelle-Aquitaine s’est orienté sur le suivi de la mise en œuvre  des  fiches actions des 16 établissements mentorés, notamment via les sessions collectives et le comité de suivi opérationnel de l’ARS. L’ANAP a également eu une action ciblée auprès des Délégations Départementales : l’organisation et l’animation de deux journées de formation ayant pour thématiques « l’analyse financière et les leviers opérationnels pour l’amélioration de la performance dans les établissements ».

Pour accompagner les établissements, l’ARS a également mis en œuvre des actions spécifiques et ciblées comme celles concernant la pertinence des actes, des modes de prise en charge et des prescriptions de transports, leviers de changement et d’amélioration de la performance.

« L’angle d’attaque pertinence modifie la donne pour dialoguer avec les ES : on les fait s’interroger sur leurs pratiques, nous ne sommes pas dans une démarche de sanction ni de mise en cause. »

Lire l’interview complète de Sylvie Ducourneau, responsable du pôle coordination gestion du risque, ARS Nouvelle-Aquitaine

Partage d’expérience : démarche pertinence des actes et des prescriptions de transports avec Sylvie DUCOURNEAU, responsable du pôle coordination gestion du risque, ARS Nouvelle-Aquitaine

Comment avez-vous identifié les thématiques prioritaires à inscrire dans votre Plan d'Actions Pluriannuel Régional d'Amélioration de la Pertinence des Soins (PAPRAPS) 2016 ?

Le PAPRAPS Nouvelle-Aquitaine 2016 a intégré les domaines prioritaires d’amélioration de la pertinence des soins, dans la continuité des travaux menés par les 3 ex régions : pertinence des séjours et des modes de prises en charge (thématiques de MSAP), pertinence des actes et pertinence des prescriptions de transports sanitaires.

Pour la pertinence des actes, plusieurs critères nous ont permis de sélectionner les thématiques prioritaires à inscrire dans le PAPRAPS 2016 : existence d’un ou plusieurs territoires en sur-recours significatif à l’acte, de programmes nationaux, et de référentiels de bonnes pratiques opposables aux établissements.

Nous avons ainsi procédé à un état des lieux des thématiques retenues et des plans d’action des 3 ex-régions, ce qui nous a permis d’identifier 11 thématiques. Nous les avons regroupées en 4 catégories, selon leur niveau d’enjeux en termes de sur -recours, d’amélioration des pratiques, et selon l’existence de référentiels de bonnes pratiques.

Pour la catégorie des thématiques pour lesquelles il existe des référentiels de bonnes pratiques HAS disponibles et un fort enjeu en terme de sur-recours, nous avons engagé des actions auprès des établissements, dans une logique de dialogue en faveur de l’évolution des pratiques.

Concrètement, pour une thématique inscrite au PAPRAPS, quelles actions sont engagées par l’ARS ?

Nous avons capitalisé sur les actions déjà engagées sur les 3 ex-régions, pour lesquelles nous avons analysé les impacts. Il s’agissait ensuite de généraliser les actions qui nous semblaient assez innovantes et dont l’évaluation nous a permis de constater des progrès sur les objectifs à atteindre.

Par exemple, sur l’appendicectomie, à fort enjeux en termes de sur-recours, nous avons ciblé les territoires, puis les établissements, en fonction du caractère significatif du sur-recours.

Sur ce périmètre, nous avons ensuite mené des actions auprès des praticiens, dans une logique de réduction des variations des pratiques au sein des territoires.

La première étape a consisté à mener un dialogue entre un binôme de médecins de l’ARS et de l’AM et les chirurgiens des établissements ciblés. Cet entretien pédagogique a permis de partager le cadrage de la démarche, la position du territoire par rapport au taux de recours standardisé national, l’activité de l’établissement concerné, les référentiels de bonnes pratiques reprenant les éléments décisionnels pour une indication pertinente. Il s’agit ensuite d’identifier des points de rupture dans le parcours, pouvant expliquer le sur-recours à l’acte.  Un travail a été mené avec un praticien de la Vienne pour définir les potentiels points de rupture, qui ont ensuite été examinés avec les chirurgiens des établissements ciblés.

En fin d’entretien, nous dialoguons avec les praticiens pour qu’ils s’engagent à réaliser une Evaluation des Pratiques Professionnelles (EPP). Il s’agit bien d’une démarche interne à l’établissement, l’idée est de les amener à s’interroger et à modifier leurs pratiques pour que le sur-recours diminue.

L’angle d’attaque pertinence, ou points de rupture, modifie la donne pour dialoguer avec les établissements : on les fait s’interroger sur leurs pratiques, nous ne sommes pas dans une démarche de sanction ni de mise en cause. Les échanges ont permis aux professionnels de se rendre compte que la collaboration avec d’autres spécialités est à amplifier en interne, que des recommandations existent.

La seconde étape consiste à contractualiser : cet objectif qualitatif de mise en œuvre d’une démarche EPP est inscrit dans le CPOM établissement - ARS et bientôt dans le CAQES.

Quels sont les résultats de ce type de démarche et quelles en sont les perspectives ?

Les actions ont historiquement été initiées dans deux territoires (Charentes et Charentes Maritime sud) par l’ex ARS Poitou-Charentes. Les données 2015 permettent de confirmer qu’entre 2013 et 2015, il y a eu une diminution de la moitié du sur-recours sur ces 2 territoires, mais aussi dans le territoire d’exercice du chirurgien témoin (Vienne), plaçant en 2015 l’ex-région à un niveau proche de l’indice national.

Fort de ce constat, nous avons décidé de poursuivre les actions dans les territoires où elles ont déjà été engagées et de les déployer sur un autre territoire en sur-recours significatif (les Landes).

Pourquoi avez-vous intégré la pertinence des prescriptions de transports dans le Plan d’Action Pluriannuel Régional d’Amélioration de la Pertinence des Soins (PAPRAPS) Nouvelle-Aquitaine ?

La pertinence des prescriptions était déjà une priorité conjointe avec l’Assurance Maladie dans le cadre de la feuille de route régionale sur le bloc transport. Le recours aux transports est très hétérogène dans la région, avec un taux de recours à l’ambulance atypique sur certains territoires. Cela nous a donc semblé logique et nous étions assez matures pour intégrer la pertinence des modes de transport dans le PAPRAPS.

Cela montre également que nous sommes passés d’une logique unique de maitrise du taux d’évolution des dépenses de transports à une logique de réduction de la variation des pratiques en termes de recours aux transports sanitaires et particulièrement aux ambulances : le recours au juste mode de transport, adapté à l’état du patient et à son autonomie.

Concernant le transport, comment avez-vous procédé ?

L’assurance maladie a élaboré des profils permettant de rattacher les transports prescrits par les établissements à leurs activités de soins. A partir de ces profils, deux bases de données (publique / privée) ont été construites, permettant de comparer les établissements sur plusieurs critères : taux de recours aux transports pour les séjours, et pour les actes et consultations externes hors urgences ; poids de l’ambulance dans les transports pour séjours, et dans les transports pour séances.

Nous avons ensuite identifié les établissements les plus atypiques par rapport à la médiane régionale et à nos critères de ciblage. Cela nous a permis de cibler 23 établissements, considérés comme devant faire l’objet d’un suivi attentif dans le cadre du CAQES et sur lesquels agir en priorité, avec cette nouvelle approche en termes de pertinence.

Les dialogues de gestion avec les établissements ont été l’occasion d’aborder leur situation par rapport à ces critères. Le DG ARS  leur a ensuite adressé un courrier reprenant les constats sur leurs taux de recours et leur demandant de se mobiliser pour agir. La prochaine étape consiste à accompagner les établissements dans l’identification des taux de recours aux transports par activité de soins par la présentation aux établissements ciblés de leurs profils actualisés.

Nous en sommes encore au début de la démarche mais cela permettra d’anticiper les nouveaux contrats et la signature des CAQES avec des axes forts : l’établissement s’engage sur la gestion des transports sur les consultations externes, l’entrée et la sortie d’hospitalisation (avec les outils comme la centralisation de la commande), et à diminuer le taux de recours aux transports sanitaires, en ayant le repérage précis des services et activités pourvoyeurs de ces taux de recours atypiques.


Prochaine Lettre

Le « Tour des Régions » continue : nous donnerons la parole aux ARS et aux établissements.


Agenda

  • Sessions collectives de mentorat n°12 : début avril 2017
  • Transfert de compétences :

    • Imagerie le 4 avril
    • Blocs opératoire le 28 avril

  • Prochain séminaire ROP : 11 et 12 mai 2017
  • Cercle TOVA n°4 : 8 juin 2017