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Deux retours d’expériences de coopérations abouties pour la sécurisation de la prise en charge médicamenteuse du patient

Les coopérations en Pharmacie Hospitalière représentent en effet un levier fort pour améliorer la performance du processus de la prise en charge médicamenteuse (PECM) du patient. Au-delà de la mutualisation et de l’optimisation des flux physiques des produits, ces coopérations  nécessitent au préalable la définition et l’élaboration d’une politique de sécurisation de la PECM commune et partagée entre les membres d’un GCS tout en tenant compte des spécificités des structures (et notamment du secteur médico-social, HAD…) pour une meilleure coordination du parcours du patient.

La dispensation automatisée des médicaments du GCS Pharmacoopé : un partenariat sanitaire et médico-social au service du patient

FICHE D’IDENTITE DU GCS PHARMACOOPE

  • 10 établissements sanitaires et médico-sociaux, publics et associatifs, relevant du champ de la psychiatrie, du médico-social et de l’handicap.
  • 1200 patients et résidents
  • 2 CH, 4 EHPAD et 4 MAS/FAS
  • périmètre de la coopération : l’intégralité du circuit du médicament
  • Acquisition de 3 robots permettant la préparation automatisée des doses unitaires de médicaments et une répartition par patient en des piluliers individuels

LE GCS EN BREF

Le GCS assure une dispensation nominative automatisée grâce à l’acquisition d’innovations technologiques permettant une préparation automatisée des doses unitaires de médicaments et une répartition par patient en des piluliers individuels. Ce projet a nécessité en amont un travail fastidieux sur l’interopérabilité de 10 systèmes d'information différents entres les différents membres, et l’hébergement des données patients et  résidents. La mise en œuvre de ce projet a nécessité une phase préparatoire importante menée par l’équipe pharmaceutique auprès des médecins prescripteurs pour harmoniser les pratiques professionnelles et organisationnelles et préparer le livret thérapeutique commun.

ILS VOUS EN PARLENT

« Il faut s’assurer que le médicament soit dispensé dans des conditions correctes, au bon moment, au bon endroit et au bon patient » Philippe Banyols,  Directeur du Centre Hospitalier de Thuir et des Ehpad de Thuir et d'Ille-sur-Têt

« Avec le GCS, nous avons souhaité sécurisé les différentes étapes et les ruptures possibles du circuit du médicament …. Nous étions à 20% d’erreur avant la création du GCS  aujourd’hui nous sommes descendu à  2 pour 1000 » Dr Sylvie Colomès, Chef de Service de la Pharmacie à Usage Intérieur du Goupement de Coopération Sanitaire Pharmacoopé

« La sécurisation du circuit du médicament est au bénéfice du patient mais également du personnel soignant »  Dr.Bernard Cazelles, Pharmacien Gérant, Ehpad de Banyuls-Sur-Mer

« Pour réussir ce projet il nous a fallu réussir à convaincre, être motivé et se positionner comme de vrais partenaires et tout cela nous le faisons au bénéfice des patients que nous prenons en charge dans l’ensemble de nos établissements, qu’ils soient sanitaires ou médico-sociaux » Carole Gleyzes,  Directrice Adjointe au Centre Hospitalier de Thuir, Administratrice du Groupement de Coopération Sanitaire "Pharmacoopé"

Zoom sur le GCS PUI ANJOU et ses 2 systèmes de dispensation des médicaments: « L’objectif reste la sécurité du patient/résident. La coopération nécessite d’entendre et d’écouter les besoins des autres adhérents et de définir des priorités. » E. Lherbiez

FICHE D’IDENTITE

  • GCS PUI Anjou
  • 5 membres adhérents autour d’une PUI unique

    • HAD Saumurois “LNA Santé” : 40 places
    • Association Les Récollets-La Tremblaye regroupant 3 établissements :

      • Maison de Soins de Suite Les Récollets : 38 lits + 2 places Hospitalisation Temps Partiel
      • Maison d’Accueil Spécialisée Les Romans : 72 places
      • Etablissements pour Enfants et Adolescents Polyhandicapés (EEAP) La Tremblaye : 40 places

    • EHPAD Les Jardins d’Olonne : 94 places

  • Périmètre du GCS :

    • Médicaments : achats, approvisionnement, stockage, analyse pharmaceutique,
    • DMS : achats, approvisionnement, stockage, délivrance globale (sauf HAD en délivrance nominative)
    • Gestion des risques liés aux produits de santé et favoriser le bon usage des médicaments et des dispositifs médicaux
    • Pharmacovigilance/Matériovigilance
    • Informatisation de la prise en charge médicamenteuse des patients/résidents avec partage d’informations entre les professionnels de santé

LE GCS EN BREF

Deux systèmes de dispensation des médicaments coexistent :

1. Pour l’HAD et l’EHPAD : PDA avec le système Oréus Multi : réalisation de piluliers hebdomadaires nominatifs pour l’ensemble des patients et résidents/ de ces structures.

2. Pour le SSR, MAS et EEAP : la prescription est informatisée. La délivrance est actuellement reglobalisée. Le logiciel de prescription comptabilise, à partir des prescriptions des résidents, la quantité de médicaments nécessaires à la préparation des piluliers directement sur site.

IL VOUS EN PARLE : Eddy Lherbiez, Administrateur du GCS PUI Anjou et directeur général de l’association « les Récollets-la Tremblaye »

« L’objectif reste la sécurité du patient/résident. La coopération nécessite d’entendre et d’écouter les besoins des autres adhérents et de définir des priorités. »

Pouvez-vous vous présenter ?

Je suis administrateur et directeur d’une association qui gère des établissements hospitaliers et médico-sociaux. Je suis administrateur titulaire du GCS depuis le 1er janvier 2015.

Pourquoi avez-vous créé le GCS PUI ? Comment avez-vous procédé ?

La gestion des risques et la sécurisation du circuit du médicament s’imposent aux établissements hospitaliers par le cadre réglementaire et la procédure de certification de la HAS ainsi qu’aux établissements médico-sociaux par l’évaluation interne / externe et le CPOM. La demande des autorités est forte sur ces points et l’aspect économique est non négligeable. Nous avons engagé un pharmacien gérant. En internalisant le circuit du médicament, nous devenons acteurs et responsables de l’ensemble du processus. Par ailleurs, notre établissement de santé a perdu son autorisation de PUI et nous en avons créé une nouvelle dans le cadre du GCS.

La perte de cette autorisation peut être un motif de refus d’adhésion au GCS, car certains directeurs d’établissements préfèrent ne pas abandonner la leur. Pour eux, la gestion d’un établissement de santé implique d’avoir sa propre PUI. Ceux qui ont refusé de rejoindre le GCS ont mis en avant la faiblesse de leur capital et leur crainte de tout perdre en y renonçant. Or l’ensemble de nos établissements n’est pas plus important, par exemple, qu’un hôpital de proximité. C’est un point à travailler. Il serait utile de mettre en avant les bénéfices d’une adhésion au GCS.

Quand le GCS gérant la PUI à Anjou a-t-il été mis en place ?

Le GCS a été créé en 2010. Le bâtiment a été livré en décembre 2012 et la délivrance des médicaments aux membres du groupement a commencé en avril 2013. A l’origine, le GCS comprenait deux membres. L’association a investi 600 000 euros dans ce bâtiment de 250 mètres carrés. Nous avons recruté le pharmacien gérant un an et demi avant l’ouverture pour anticiper l’administration du processus (informatisation, protocoles thérapeutiques, organisation du transport, réponse aux exigences administratives…).

Quelle conduite de projet avez-vous adopté pour réunir l’ensemble des participants ?

Je suis administrateur d’un autre GCS de moyens commun avec l’hôpital de proximité public. Ce dernier nous approvisionnait. Nous disposions d’une autorisation que nous n’utilisions pas. Lorsque nous avons pensé à créer un GCS avec l’HAD et nos établissements médico-sociaux qui n’étaient pas concernés par la PUI, nous avons demandé à l’hôpital de travailler avec nous. Dans un premier temps, nous avons bénéficié d’une écoute. Rapidement, l’hôpital a voulu conserver son autorisation et s’est retiré du projet. C’est d’autant plus regrettable qu’il reconstruisait ses EHPAD. Des synergies intéressantes étaient possibles à tous les niveaux (présence d’un pharmacien le samedi matin, astreintes, etc.). La conduite de projet nous est donc revenue. Nous avons réuni les représentants de la direction, les cadres de santé et les futurs utilisateurs et avons recruté le pharmacien gérant 18 mois avant l’ouverture pour coordonner l’organisation. Un facteur de réussite important est la confiance partagée par les adhérents. Un tel projet et un tel investissement ne peuvent être menés à bien sans la volonté de travailler ensemble.

Qu’est-ce que le GCS a changé pour le personnel, notamment soignant, et les membres du groupement ?

Pour le personnel soignant du secteur sanitaire, les changements ont été peu nombreux au début, puisqu’il existait déjà une pharmacie à usage intérieur. Dans les prochains mois, les dispensations nominatives vont constituer une évolution plus marquante. Le personnel pourra enfin constater les bénéfices du changement de PUI trois ans après le lancement du GCS. Pour les établissements médico-sociaux, c’est une révolution, car ils passent d’un mode officine à une PUI. Les exigences sont différentes (événements indésirables, circuits…). La dispensation était globalisée et la dispensation nominative complète était très attendue. Pour le personnel soignant, les attentes sont donc similaires, mais les changements diffèrent selon le champ d’activité (sanitaire ou social). Nous sommes rassurés de pouvoir nous appuyer sur un pharmacien gérant.

Quelles sont les clés de réussite du projet ?

La motivation est la première clé de réussite. Le but recherché est la sécurisation, la réalisation d’économies et une position d’acteurs dans le projet. Je citerai également la confiance et la qualité des soins. Cette dernière est aussi un facteur de réussite important. Les bonnes relations avec l’administration, notamment l’ARS, facilitent la réussite du projet, notamment l’implication du pharmacien-inspecteur dès le début du projet.

Les patients et les résidents perçoivent-ils un changement ?

Le changement n’est pas réellement perceptible. Il s’exprime dans les pratiques professionnelles. Il est par exemple demandé aux soignants de ne plus préparer les gouttes une fois par jour, mais une demi-heure avant le repas. Le pharmacien d’officine ne peut pas suivre ces pratiques, contrairement à un pharmacien gérant de PUI.

Quelles sont les difficultés rencontrées ?

Le temps d’instruction du dossier et de décision de l’administration (ARS) est trop long : il a fallu deux ans pour finaliser le dossier, alors que la PUI était prête au moins un an avant. Je signalerai également les exigences et le caractère très administratif de l’ordre des pharmaciens, qui a mis un temps considérable à délivrer certains documents (inscription à la section H du pharmacien gérant, numéro de licence de la PUI…). L’une des principales difficultés réside dans la lenteur administrative.

Comment évaluez-vous le projet aujourd’hui ? Recommanderiez-vous à un autre GCS de se lancer dans la création d’une PUI ?

Je la recommanderai à tous les établissements, médico-sociaux et sanitaires. Les résultats sont concrets en termes de sécurisation, d’économies, de création de synergies, de coopérations… C’est une démarche intéressante de ce point de vue.

De nombreux établissements souhaitent travailler avec nous. Les EHPAD, par exemple, sont prêts à nous rejoindre. Plusieurs  études démontrent qu’ils réaliseraient des économies en travaillant avec les PUI.

Vous évoquiez l’hôpital qui a souhaité conserver sa propre PUI. Je suppose qu’il n’a pas rejoint le GCS.

En effet, cet hôpital en question a préféré conserver une autonomie totale. C’est regrettable, car il accueille 250 patients/résidents et nous en avons environ 300 ou 350. Des synergies intéressantes étaient possibles. Notre objectif est de continuer à attirer de nouveaux adhérents, notamment dans le secteur médico-social, sans exclure un groupement de PUI sur un territoire pour gagner encore en efficience.

Quels conseils donneriez-vous aux structures qui voudraient constituer un GCS ?

La motivation est indispensable pour faire vivre le projet dans le temps. La constitution du dossier n’est pas compliquée mais il faut être patient avec l’administration. Il s’agit d’une démarche technique et administrative. Un autre facteur de réussite à prendre en compte est l’enjeu de la qualité des soins dans les établissements. Il faut concevoir la PUI comme un service support des établissements de santé et médico-sociaux. C’est un service supplémentaire apporté à l’organisation.

Vous avez répondu à toutes mes questions. Avez-vous des éléments à ajouter ?

J’ai oublié de citer un écueil. Le GCS PUI étant un service support des établissements, le pharmacien gérant n’est pas placé sous leur responsabilité. Lorsque la PUI dépend de l’établissement de santé, le pharmacien est sous l’autorité directe du directeur. Dans un GCS PUI qui compte plusieurs adhérents, le pharmacien gérant est sous la responsabilité de l’administrateur. Ce positionnement peut frustrer les chefs d’établissement et le rôle de l’administrateur est de tempérer certaines situations, de résoudre les dysfonctionnements, etc. Chaque chef d’établissement veut faire progresser son circuit du médicament, obtenir des réponses à ses exigences particulières, réaliser des économies… L’administrateur joue donc un rôle important de coordination, de médiation, d’apaisement et d’avancement des projets dans la réussite d’un GCS PUI. Le succès de la sécurisation dépend souvent des personnalités et le facteur humain reste difficile à maîtriser. Il arrive que des organisations ne fonctionnent plus après un changement de personne. Je crois donc beaucoup au facteur humain dans le succès d’une organisation. L’objectif reste la sécurité du patient/résident. La coopération nécessite d’entendre et d’écouter les besoins des autres adhérents et de définir des priorités.

Un guide ANAP sur les coopérations territoriales en PUI est en cours de consolidation pour une publication prévue début 2017. Il présentera notamment les retours d’expériences d’une douzaine de GCS PUI ayant des statuts et des périmètres de mutualisation variés).