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Enquête volet RH en SI : le point de vue de Matthieu Ledermann (Etablissement Public de Santé Alsace Nord)

VOUS AVEZ PARTICIPÉ AU GROUPE DE TRAVAIL VOLET RH EN SI CONSTITUÉ PAR L'ANAP. POUR QUELLES RAISONS ?

Je suis sur les deux fonctions au sein de mon établissement DSI et DRH , donc au cœur du sujet !
Les potentialités du SIRH sont énormes : nous sommes sur des domaines innovants, créatifs, il y a un réel intérêt à  pousser cette informatisation face aux enjeux managériaux induits par ces nouveaux usages. L'objectif de l'enquête proposée par l'ANAP est d'identifier les besoins et les attentes des établissements. Nous avons construit le questionnaire en fonction de nos expériences et nos attentes propres. Que l'ANAP s'empare de ce sujet m'apparaît rassurant compte tenu du réel enjeu pour nos établissements soumis aux contraintes que nous connaissons et à une exigence croissante de réactivité. En effet, à partir du moment où vous informatisez les processus RH, vous favorisez la disponibilité de l'information en supprimant les redondances de saisie, et ce faisant vous dégagez du temps de travail. C'est ce que nous avons initié au sein de l'EPSAN en commençant par l'informatisation du processus formation. Notre projet vise l'informatisation de la plupart des process RH en s'attachant à limiter les temps de saisie ; à favoriser la disponibilité des informations pour les décideurs comme pour les usagers et à développer la transparence quant à l'action de la DRH. Le SIRH constitue à mon sens une nécessaire modernisation permettant d'améliorer la qualité des échanges entre la DRH et ses usagers dans les deux sens, et de favoriser des prises de décision par les cadres (de proximité et de direction), basées sur des données partagées, objectives et fiables. Et comme à chaque fois, pour être réussie, la conduite du changement qu'induit le déploiement du SIRH doit s'effectuer en toute transparence et s'accompagner de beaucoup de pédagogie.

EN TANT QUE DIRECTEUR DES RESSOURCES HUMAINES ET DU SYSTÈME D'INFORMATION, QUEL INTÉRÊT VERRIEZ-VOUS À RÉPONDRE À L'ENQUÊTE DE L'ANAP ?

L'intérêt de cette enquête est de s'enrichir de la culture de l'autre ; les directions des ressources humaines n'ont pas forcément la culture informatique d'aujourd'hui (et réciproquement !) mais elles ont tout à gagner à auditeur leur SI, en lien avec la direction des soins, la DSI et la direction des finances. Se mettre autour de la " table " pour répondre à cette enquête permet de voir où en est l'établissement dans son intégration des nouvelles technologies au niveau de la RH, d'envisager les nouveaux usages permis par les nouvelles technologies et définir un plan d'actions à conduire pour construire un SIRH partagé et efficace.

Je répondrai à l'enquête à l'ANAP car plus nous disposerons d'états des lieux, plus nous serons en capacité d'identifier les besoins des établissements en matière de modernisation de nos processus RH. L'enquête peut contribuer à une certaine visibilité de ce que pourrait être une modernisation des ressources humains grâce aux nouvelles technologies, avec informatisation qui  intègre par exemple la mobilité, l'extranet, des formulaires en ligne, les workflows...

SELON VOUS, QUEL EST L'INTÉRÊT D'UN SIRH ?

Selon moi, les avantages de disposer d'un SIRH sont très nombreux. D'abord, le SIRH garantit la disponibilité d'une information fiable tout en permettant son partage entre décideurs. À ce titre, il aide à la décision.

Ensuite, pour les agents de la DRH, un SIRH efficace est un gage de réactivité et donc de crédibilité. Il constitue donc un vecteur de l'amélioration des conditions de travail et permet aux agents de la DRH de se recentrer sur des tâches plus nobles que la saisie. L'intérêt du métier s'en trouve ainsi renforcé avec de nouvelles perspectives pour réfléchir à la notion de qualité de service rendu aux usagers.

Enfin, pour les usagers de la DRH, il permet également de les associer un peu plus en leur mettant à disposition au travers d'un portail des formulaires remplissables en ligne, un état d'avancement de l'instruction de leur demande, des fiches informatives sur les différentes démarches, etc. 

Bref, il facilite la prise de décision, favorise la transparence, amélioration la qualité de services et permet de dégager des gains de productivité.

QUELS SONT LES FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS D'UN SIRH PERFORMANT ?

L'initiative doit être portée par la ou les directions en charge de la gestion des personnels : DRH, Direction des soins, direction des affaires médicales. La démarche doit être assistée par  la Direction du Système d'Information, en tant que support méthodologique capable de formaliser l'expression de besoin en intégrant le niveau de maturité du SIH de l'établissement. Enfin, la direction des finances et le contrôle de gestion doivent également être impliqués dans la démarche en tant que prescripteurs des dépenses de personnel. Car enfin, il ne faut pas se le cacher : aujourd'hui, la pression budgétaire sur les établissements est telle que la question du retour sur investissement est présente dans tout projet. Or il me semble que le SIRH, du fait des nombreuses potentialités qu'il recèle, concourt à cela tout en modernisant le management à l'hôpital.