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Préparez votre budget grâce à Horizons maintenance

Pourquoi avez-vous rejoint le groupe projet ?

J’ai rejoint ce projet pour plusieurs raisons. Par le passé, j’avais déjà participé à un groupe de travail et j’avais noté que ce type de démarche permettait d’identifier des mesures concrètes à mettre en place dans les établissements.

J’ai aussi rejoint ce projet afin de participer à l’élaboration de l’outil. En effet, je trouve intéressant de participer en amont à la réflexion afin de faire porter ma voix sur les choix à opérer.

Enfin, expérimenter un nouvel outil permet à l’association de gagner de la visibilité, d’être une vitrine.

Comment ce guide peut-il être utile aux établissements du secteur médico-social ?

Aujourd'hui, chacun utilise ses propres tableurs Excel ou autres outils de calcul. Ces informations remontent ensuite vers la Direction générale et nous devons parfois décrypter ces données. Avec un outil commun, nous pourrons mieux accompagner les établissements de l’association dans l’élaboration de leurs plans prévisionnels de moyen et long termes.

Ainsi, l’objectif est de rationaliser les outils pour tous les sites et d’uniformiser les méthodes de travail en utilisant les mêmes bases de calcul : utiliser le même outil à Lille comme à Metz ou au Mans, par exemple.

Dans la mesure où les directeurs d’établissement n’ont pas tous la même approche car leurs profils sont divers : soignants, gestionnaires, comptables, etc., certains appréhendent parfaitement la dimension technique, mais ce n’est pas le cas de tous. La mise en place d’un outil commun, qui permet de balayer tous les postes sans n’en oublier aucun, est une aide précieuse pour les directeurs d’établissement en vue de la préparation de leur budget.

L’outil permet de passer en revue tous les postes et donc de ne pas risquer un oubli, par exemple l’entretien des toitures.

Exemple d’utilisation de l’outil pour établir le plan prévisionnel d’un EHPAD

A Saint-Louis dans les Yvelines, nous avons utilisé l’outil pour élaborer le plan prévisionnel d’investissement pour les 35 prochaines années.

Nous sommes d’abord allés sur place pour reprendre la liste des immobilisations de l’établissement. Ce travail a permis de vérifier les durées de vie des façades, toitures, bitumes, etc.

Nous avons ensuite passé en revue les projets de travaux du directeur ainsi que les mises en conformité. Ces informations ont permis d’incrémenter le tableau et de construire le PPI. Ces analyses ont été menées sur une demi-journée et donc sur une journée si l’on ajoute les déplacements pour se rendre dans l’établissement concerné.

Nous avons ensuite validé les chiffres avec le directeur. Par exemple, il devait confirmer que le coût de rénovation d’une chambre était de 3 000 euros. Ce travail de vérification des chiffres a été conduit lors d’une conférence téléphonique d’une ou deux heures. 

J’ai retravaillé ces données avec le Directeur Maitrise d’ouvrage avant de soumettre une dernière version du projet au directeur de l’établissement. Le tableau peut ensuite être soumis aux instances pour validation.

Le Conseil d'administration de l’établissement a été agréablement surpris par la précision des chiffres et par la présentation graphique des projections.

Ce plan a donc été validé après deux jours de travail. Un directeur chevronné peut effectuer ce travail en une journée.

L’outil permet aussi de gagner beaucoup de temps : Il suffit de s’y référer pour savoir quels travaux seront prévus à l’horizon 2019, par exemple. En quelques clics, l’information est disponible.

Comment comptez-vous utiliser le guide ?

Nous commencerons par présenter la démarche auprès de la Direction générale de l’association. Nous présenterons ensuite l’outil lors d’une réunion des directeurs d’établissements, et aussi lors de la réunion annuelle de la commission des responsables techniques. 

La direction de la maîtrise d’ouvrage, dont je fais partie, joue un rôle de support dans l’établissement des PPI (Plans Prévisionnels d’Investissement) et des gestions de maintenance. L’outil est présenté aux directeurs d’établissement car il leur permettra d’établir leur PPI.

Quelles sont les prochaines étapes pour la mise en œuvre de l’outil « Plan de maintenance courante et GER » au sein de vos établissements ?

L’outil doit maintenant être déployé. J’ai participé au groupe de travail en charge de sa conception, je peux donc agir comme un référent et un appui : apporter du conseil pour préciser certaines rubriques notamment.

Suite au déploiement de l’outil, des ajustements seront apportés à son contenu (par exemple en affinant les estimations des durées de vie des équipements) afin d’optimiser la fiabilité des budgets prévisionnels.