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Synchronisation des temps : les établissements participants témoignent

Interview du Dr Xavier Bajard et Christophe Couture

Dr Xavier Bajard, Chirurgien orthopédiste à l’hôpital Bégin : j’ai été désigné par le directeur adjoint pour porter le projet de synchronisation des temps médicaux et paramédicaux. Je participe également de manière active au séminaire pour évoquer l’une des trois pistes du projet.

Christophe Couture : j’exerce des fonctions de cadre de santé à l’hôpital Bégin. Responsable de la suppléance du brancardage des archives centrale, je m’occupe de problématiques transverses. Je participe au séminaire en tant que chef de projet, de manière conjointe avec le Docteur Bajard.

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Pour quelles raisons votre présence à ce séminaire est importante pour votre projet ?

Dr Xavier Bajard : Je n’ai pas participé au premier comité de pilotage (COPIL). En effet, mon établissement a adhéré à ce projet en cours de route. Ce second comité de pilotage me fournit donc l’opportunité de confronter les problématiques internes de l’hôpital Bégin à celles des autres établissements.

Christophe Couture : Les retours du premier comité de pilotage ont été transmis à l’hôpital Bégin. Il paraît intéressant de comparer l’état des lieux effectué dans notre hôpital à celui des autres établissements. En effet, les problématiques peuvent être différentes et les solutions identifiées peuvent constituer un apport.

Qu’avez-vous pensé des retours d’expériences présentés au cours de cette matinée ?

Dr Xavier Bajard : Les différents établissements expriment souvent des réactions analogues. Celles-ci concernent notamment la difficulté à porter le projet, à honorer les différents rendez-vous et à concrétiser sur le terrain les diverses pistes. Il est indispensable de motiver les acteurs de terrain.

Christophe Couture : Le temps apporté à ce projet a également toute son importance. Les autres établissements sont confrontés à des difficultés analogues. Les réunions sont nécessaires à l’avancement de certaines problématiques, voire à l’ajustement de la stratégie.

Qu’attendez-vous des ateliers qui seront organisés cet après-midi ?

Dr Xavier Bajard : Je souhaite que ces ateliers fournissent des pistes concrètes qui viendront en complément des données fournies durant les échanges de la matinée. Il serait nécessaire d’obtenir des outils permettant des avancées pratiques.

Christophe Couture : J’espère retirer de ces ateliers des outils qui pourront être utilisés immédiatement à l’hôpital.

Interview de Sylvie Piot et Danièle Dehesdin

Sylvie Piot : j’exerce des fonctions de cadre supérieure de pôle au sein d’un pôle médico-chirurgical au CHU de Rouen. Ma mission, dans le cadre du projet ANAP, porte sur la coordination des temps médicaux et paramédicaux. En effet, ce pôle a déjà procédé à la mutualisation de plusieurs spécialités au sein d’une même unité. Les temps de visite doivent être coordonnés pour éviter toute désorganisation excessive et toute perte de qualité des soins infirmiers, qui pourraient susciter du stress dans les équipes.

Danièle Dehesdin : j’exerce des fonctions de PU-PH et je suis présidente de la CME du CHU de Rouen. Mon second mandat s’achèvera dans quelques semaines. Toutefois, je continuerai à travailler au sein du pôle Efficience et Modernisation du CHU. J’assume des missions de chef de projets, en coordination avec Franck Estève, Directeur adjoint, responsable de ce pôle sur le plan administratif.

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Pour quelles raisons êtes-vous aujourd'hui présentes à ce séminaire ?

Danièle Dehesdin : le projet fait partie de notre plan stratégique d’établissement. Plusieurs pistes ont été élaborées pour la réorganisation, la mutualisation et l’amélioration de nos structures et plateaux techniques. A ce titre, les coordinations médico-soignantes s’avèrent indispensables, en particulier pour les blocs et la synchronisation des temps médicaux dans les unités d’hospitalisations.

En tant que chef de service, je connais bien la problématique de l’adaptation des effectifs paramédicaux au temps de présence des personnels médicaux. Le support fourni par l’ANAP constitue un échéancier qui sera transmis aux équipes médico-soignantes, même si la réflexion dans l’établissement avait débuté en amont du séminaire. 

Il est indispensable que le corps médical soit partie prenante du projet. Il est important que des cellules de programmation multidisciplinaires soient mises en place. Face aux contraintes actuelles, les organisations doivent être revues, quitte à « bousculer » les habitudes des uns et des autres. A titre d’exemple, les infirmières confrontées à cinq visites médicales dans la matinée ont du mal à effectuer des soins dans des conditions optimales. Il faut motiver et convaincre les équipes de l’intérêt du projet.

La simple logique des lits par services n’est plus de mise. Les établissements ont besoin de plateaux techniques bien organisés, avec une vraie fluidité au bénéfice des malades.

Qu’avez-vous pensé des retours d’expériences présentés au cours de cette matinée ?

Sylvie Piot : assister au comité de pilotage est intéressant car cela me permet de partager des expériences. Je formule une critique toutefois : les échanges n’ont pas suffisamment porté sur des points concrets. L’accompagnement, en termes de calendrier, constitue une problématique importante et les établissements ont besoin d’un échéancier. Un véritable accompagnement, plus rapproché, serait nécessaire pour fournir une aide concrète.

Qu’attendez-vous des ateliers qui seront organisés cet après-midi ?

Sylvie Piot : j’en attends un partage d’expériences sur les actions mises en place dans les autres établissements, les succès et les échecs éventuels. Certaines idées émises par d’autres intervenants pourront nous être utiles.

Interview de Véronique Rivat

J’occupe les fonctions de directeur coordonnateur des activités de soins au sein d’une structure de 1 000 lits MCO, dans le Cotentin. Cet établissement comporte 347 lits d’EHPAD et 80 lits de soins de suite et de réadaptation (SSR). La réflexion, en lien avec l’ANAP, porte sur la chirurgie, qui a subi de nombreuses restructurations depuis cinq ans. Le nombre de lits a évolué de 120 à 47 lits, auxquels s’ajoutent 12 lits en ambulatoire. Initialement organisé en trois services de chirurgie  de spécialité, le plateau est désormais composé de deux unités de chirurgie polyvalente. De telles évolutions ont généré un stress supplémentaire parmi les équipes.

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Pour quelles raisons êtes-vous aujourd'hui présente à ce séminaire ?

Depuis janvier 2014, la chirurgie polyvalente a fait l’objet d’une mise en plateau. Les spécialités ont donc fait place au principe de polyvalence. Les personnels craignent de ne pouvoir répondre aux attentes des chirurgiens. Durant la première étape de la restructuration, un taux de 25 % d’absentéisme a même été observé.

Lors du premier audit, 80 % des infirmières affirmaient être confrontées à un exercice insuffisamment sûr de leurs missions auprès des patients. Cet élément a constitué le point de départ du chantier.

Dans le cadre de la restructuration, l’établissement procède au redimensionnement du nombre de lits en MCO. L'objectif n'est pas de diminuer l'activité mais de maintenir le même niveau et de l'augmenter mais sur un nombre de lit diminué, c'est-à-dire d'augmenter le turn-over des patients. L'atteinte de cet objectif impose l’efficience des organisations et nécessite une bonne coordination entre les équipes médicales et le personnel paramédical.

Qu’avez-vous pensé des retours d’expériences présentés au cours de cette matinée ?

Les rencontres ANAP permettent d’échanger différents points de vue, notamment au sujet de l’articulation des soins de suite et de réadaptation (SSR) avec l’organisation des transports, la programmation des rendez-vous de rééducation et le secrétariat.

Qu’attendez-vous des ateliers qui seront organisés cet après-midi ?

J’en attends un retour d’expériences, tout particulièrement au sujet de l’organisation des visites. En outre, l’atelier relatif au questionnaire de satisfaction du personnel semble intéressant également.

Interview du Dr Marie-Pierre Brechet et de Corinne Lafond-Puyo

Dr Marie-Pierre Brechet : je suis coordonnateur pour la gestion des risques associés aux soins à l’hôpital de Mont-de-Marsan et présidente de la CME. Dans le cadre du projet, plusieurs pistes ont été définies, en fonction de dysfonctionnements apparus dans les fiches d’événements indésirables graves. Ces pistes concernent la synchronisation des temps médicaux et du secrétariat dans le service de cardiologie, la cartographie de l’organisation médicale dans ce service, la cohérence des actions au sein du service des urgences, et l’amélioration du service de radiologie.

Corinne Lafond-Puyo : je suis cadre supérieur de santé  au sein du pôle bloc anesthésie, chirurgie et cancérologie du CH de Mont de Marsan. J’ai été désignée comme chef de projet et je travaille sur la synchronisation des temps autour des visites des praticiens dans une unité de chirurgie et sur la synchronisation des temps au bloc opératoire. Ce séminaire offre la possibilité d’échanges avec les autres établissements et de partager nos difficultés ainsi que nos solutions respectives.

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Pour quelles raisons êtes-vous aujourd'hui présentes à ce séminaire ?

Le premier comité de pilotage avait déjà été l’occasion d’un temps d’échanges important. Le cadrage de l’ANAP permet de mieux discerner le positionnement de son établissement. Ce second comité de pilotage offrira l’occasion d’un point d’étape interne avec la Direction générale, le directeur des affaires et des projets, le secrétariat général et le directeur du personnel médical. En effet, le soutien institutionnel est indispensable.

En outre, le séminaire comprend un point d’étape sur l’avancement des projets ainsi qu’un point sur nos missions. Il permettra un bilan des points forts et des points faibles de l’établissement.

Qu’attendez-vous des ateliers qui seront organisés cet après-midi ?

Je me suis inscrite à l’atelier consacré au questionnaire de satisfaction. Les échanges concrets permettent de comparer différentes pistes et de poursuivre la réflexion hors du cadre quotidien habituel. Il est stimulant de constater qu’en dépit de certaines difficultés communes, des avancées ont lieu dans les établissements.

Interview de Philippe Destriez

J’exerce des fonctions de coordonnateur général des soins au sein du centre hospitalier Loire Vendée Océan. Les différents projets menés en coordination avec l’ANAP concernent la synchronisation des temps médicaux et paramédicaux. Les pistes portent sur l’imagerie, l’hôpital de jour, le bloc et son articulation avec la chirurgie ambulatoire et la charte de service.

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Pour quelles raisons êtes-vous aujourd'hui présent à ce séminaire ?

Mon établissement a répondu à l’appel à projets. Le comité de pilotage fournit un apport méthodologique à cet engagement et permet d’enrichir les échanges entre les différents établissements au sujet des problématiques rencontrées et des ressources sur lesquelles chacun d’eux prend appui.

Qu’avez-vous pensé des retours d’expériences présentés au cours de cette matinée ?

Certaines interventions montrent que les établissements se situent dans une logique analogue, bien que chacun d’eux évolue à son propre rythme. Elles enrichissent les expériences, notamment en matière de planification médicale. L’affichage conjoint des plannings médicaux et paramédicaux paraît une idée pertinente, qui peut être assortie, d’éléments plus contextuels dans chaque établissement.

Qu’attendez-vous des ateliers qui seront organisés cet après-midi ?

Les représentants des établissements se sont répartis au sein de plusieurs groupes de travail. Les ateliers permettent des discussions plus directes et plus concrètes et des retours d’expériences. Des propositions intéressantes peuvent y être émises et nous permettent d'enrichir notre réflexion pour nos différents plans d'actions.