En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez l’utilisation de cookies pour vous proposer des services adaptés à vos centres d’intérêts et réaliser des statistiques de visite. En savoir plus.

Fonctions administratives et techniques - kit d’outils

Présentation du kit d’outils

Les établissements à l’occasion d’une fusion ou dans le cadre de la mise en place de directions communes ont besoin de disposer d’une base de comparaison des différentes fonctions à caractère administratif ou technique pour aider les acteurs de terrain à se comparer et à mettre en place des organisations adaptées aux restructurations.

Les travaux conduits par l’ANAP visent à répondre à ce besoin. Ils ont mobilisé des représentants d’établissements, de groupes d’établissements et d’associations professionnelles. Ils ont concerné plusieurs fonctions administratives et techniques :

  • Ressources Humaines
  • Finances
  • Contrôle interne
  • Contrôle de gestion
  • Biomédical
  • Patrimoine immobilier
  • Achats/approvisionnement
  • Gestion des magasins
  • Bio nettoyage
  • Gestion des déchets
  • Gestion du parc locatif
  • Gestion des prestations concédées
  • Transport des biens et des personnels

Ces travaux ont permis d’aboutir à la production d’une démarche de mise en œuvre et de trois outils liés.

Démarche

La démarche propose des lignes directrices à adapter et décliner en fonction de la culture et du contexte local. Elle permet de faire émerger des orientations et de guider le débat, qui ne manquera pas d’exister entre établissements en phase regroupement.

En aucun cas elle ne constitue une prescription. L’objectif est de fournir au chef de projet d’un rapprochement d’établissements un kit méthodologique lui permettant de réaliser un état des lieux, préparer un plan d’action et assurer sa mise en œuvre.

Cartographie des processus

Chaque fonction administrative et technique a fait l’objet d’une cartographie de ses processus. Cette cartographie présente, sous la forme d’une fiche d’identité pour chaque processus, ses finalités, ses bénéficiaires, ses activités, ses entrants et ses sortants et aussi une ou plusieurs unités d’œuvre susceptibles de décrire la volumétrie du processus et un critère de qualité du service rendu aux bénéficiaires. La cartographie des différentes fonctions permet à chaque établissement de décrire les activités qu’il réalise selon les mêmes modalités.

Elle propose aux établissements un langage commun et une description relativement exhaustive des activités mobilisées au sein d’une fonction.

État des lieux par établissement

Un outil au format EXCEL permet de réaliser un état des lieux par établissement pour décrire le niveau de maîtrise du processus par chaque établissement :

  • quels personnels réalisent le processus ? combien de temps y consacrent-ils ?
  • quel est le niveau d’expertise de chaque membre de la direction concernée intervenant sur le processus ?
  • quelle est sa volumétrie ?
  • quelle est sa temporalité ?
  • quels sont les outils informatiques mobilisés et quel en est le niveau de satisfaction ?
  • quelle est la qualité du service apporté aux bénéficiaires ?

État des lieux à l’échelle du GHT

Une fois cet état des lieux réalisé pour chaque établissement d’un territoire, une photographie de groupe, à l’échelle du GHT, sur la base d’un outil au format EXCEL, pourra être générée afin de réfléchir ensemble et sur des bases communes à une construction territoriale de la fonction concernée.

Libre à chaque établissement et/ou GHT de s’emparer de chaque cartographie telle quelle ou de l’adapter à sa situation (couverture fonctionnelle, découpage, unités d’œuvre, etc.).

Par ailleurs, il est à noter que la cartographie des processus de la fonction Ressources Humaines s’inscrit en lien avec l’outil d’état des lieux des règles de gestion et pratiques RH, développé par la FHF, l’EHESP et l’ANAP.

A qui s’adresse le kit d’outils ?

Cette première cartographie des processus s’applique aux fonctions administratives suivantes : Ressources humaines, Finances, Contrôle interne, Contrôle de gestion, Achats-Approvisionnement et Services économiques (gestion des magasins, entretien et nettoyage des locaux, gestion des déchets, gestion des prestations concédées, gestion du parc locatif, transport des biens et des personnels).

Les cartographies des processus techniques concernent la fonction biomédicale, d’une part, et la fonction Patrimoine Immobilier, d’autre part.

Il est destiné à être partagé au sein des équipes administratives et techniques d’un ou plusieurs établissements et s’inscrit dans une démarche de projet. Comme toute démarche, celle-ci ne saurait être le fait d’un acteur isolé, il est indispensable que celle-ci soit mise en œuvre par un collectif pluridisciplinaire, tel qu’un groupe projet dédié ou un comité de pilotage.

Appel à commentaires

De façon à améliorer nos productions, nous vous invitons à utiliser le formulaire accessible par le lien ci-après. Vous pourrez nous faire part de toute proposition d'amélioration, toute demande d'information ou toute anomalie que vous auriez rencontrée lors de l'utilisation des cartographies des processus, de la démarche ou des outils état des lieux et comparaison. Vous pourrez également choisir de nous indiquer votre niveau de satisfaction globale sur nos productions, ainsi que d'être tenu informé(e) des suites données à votre commentaire.

> Accéder au formulaire

Télécharger le document

Pour télécharger cet outil, connectez-vous à votre espace personnalisé.
se connecter

Mots clés

    Fonctions administratives

    Fonctions techniques

    Processus

    Cartographie

    GHT

    Mutualisation

    Coopération

Contact(s)

Alain ARNAUD

Tél: 01 57 27 12 07

Aude SCHINDLER

Tél: 01 57 27 12 45

Sylvie GRASTILLEUR

Tél: 01 57 27 11 86