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Les usages d’Ælipce : ils témoignent

RETOUR D’EXPÉRIENCE DU CH DE PERPIGNAN

Interview de Brigitte ROUVET, Directrice-adjointe chargée du département de la politique médicale et des affaires financières, Marie LAUNAY, Praticien, chef de service du département de l’information médicale et Sabine FAICT, Cadre supérieur de santé.

Après la formation de deux jours que nous avons suivie, en janvier 2014, sur l’utilisation d’AELIPCE, nous avons utilisé le module 1 de cet outil pour une étude de restructuration d’un pôle de chirurgie de 60 lits d’hospitalisation complète regroupant des services de différentes spécialités.

Notre objectif était de tester plusieurs scénarios de redimensionnement capacitaire tenant compte de l’évolution constatée de l’activité, en augmentation ou diminution selon le service, et des perspectives de transfert d’activité sur la chirurgie ambulatoire et d’en mesurer les incidences sur les équipes paramédicales.

Après quelques tâtonnements de prise en charge de l’outil, nous avons pu exploiter les fichiers activités et RH du champ de l’étude. Nous pensons préférable de débuter dans l’utilisation d’ÆLIPCE par une étude sur un secteur d’activités bien délimité et non sur l’ensemble d’un établissement, pour une meilleure appréhension du fonctionnement de l’outil.

La principale difficulté est d’acquérir la rigueur de suivi des différentes étapes de déroulement, notamment dans les phases de validation, enregistrement des différents scénarios.

Après l’étape initiale de chargement des fichiers, nous avons choisi de travailler en trinôme sur les scénarios capacitaires, chacune apportant sa vision « métier » ; ce qui nous a permis d’avancer très rapidement dans les hypothèses et de les diversifier.

Le grand intérêt d’ÆLIPCE, au-delà de l’aspect technique, est de faciliter les échanges au sein du groupe projet, les hypothèses d’activité, de dimensionnement et de RH pouvant être testées « en live » au cours d’une réunion.

Ceci a d’ailleurs amené nos réflexions sur un scénario d’organisation capacitaire que nous n’avions pas envisagé au départ.

Nous avons fait part de quelques souhaits d’amélioration technique dans le maniement des données à l’ANAP.

PROJET BAHIA 2020

Interview de Stéphane SIOUNATH - Directeur Administratif et Financier - Maison de Santé Protestante de Bordeaux Bagatelle.

Pourquoi avoir utilisé l’outil Ælipce ?

L’utilisation d’Ælipce était tout indiquée dans le projet que mènent ensemble la Maison de Santé Protestante de Bordeaux-Bagatelle et l’Hôpital d’Instruction des Armées Robert Picqué. En 2015, les équipes avec l'aide de l'ARS projettent de créer un GCS ES pour organiser les équipes et les prises en charge en bi site. 

Les premiers travaux ont montré l'importance du mode ambulatoire et des prises en charge au domicile. Ceci pourrait conduire vers l'horizon 2020 à un nouvel établissement mono site, complètement reconfigurés pour ce type de prise en charge.

Ælipce permettant justement de simuler des capacités en lits optimisées à partir de données PMSI existantes, ce fut un choix évident pour nous que de requérir à cet outil.

Qu’est-ce que l’utilisation de l’outil a apporté à votre démarche ?

Nous avons eu connaissance de l’existence d’Ælipce alors que nous avions déjà simulé par nos propres moyens les besoins en lits et en plateau technique pour faire fonctionner le futur établissement. Nous avons alors paramétré Ælipce Module 1 en toute autonomie de manière à valider nos propres calculs. Après avoir intégré un certain nombre d’hypothèses (redimensionnement des services, taux d’occupation, diminution de la DMS), nous avons été satisfaits de constater qu’Ælipce confortait nos calculs, tout en employant une méthode différente.

Où en est votre projet à ce jour ?

Notre projet entre maintenant dans une phase opérationnelle. Après avoir réuni avec succès le corps médical des deux établissements à l’occasion d’un séminaire sur le projet médical, nous travaillons actuellement sur le business plan du futur établissement en vue du dépôt d’un dossier COPERMO. Nous continuerons à nous appuyer sur les travaux de l’ANAP, et notamment sur l’outil Ælipce, pour nous accompagner dans ce projet ambitieux et passionnant.

ETRE ACCOMPAGNÉ POUR L’UTILISATION D’ÆLIPCE

Des cycles de formation à l’utilisation d’Ælipce sont proposés par l’ANAP en régions, destinés aux directions générales pour en comprendre les fonctionnalités et aux directions fonctionnelles,  de soins, des ressources humaines, de pôles souhaitant évaluer l’organisation actuelle et construire une organisation adaptée à leur activité, sur une partie ou la totalité de l’établissement, dans le cadre d’un projet neuf ou d’une projection d’évolution d’activité.

Comprendre AElipce en 2 minutes 30

L'ANAP

ÆLIPCE est un outil de dialogue d’aide à la décision pour l’amélioration de la performance des organisations. Il permet de modéliser l’activité de soins, de tester des hypothèses de prise en charge, d’organisation et d’en évaluer les conséquences.

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