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L’outil de sécurisation de la prise en charge médicamenteuse des résidents en EHPAD : retour d’expériences

Interview croisée de Martine Bénoliel, Pharmacienne conseil et Roselyne Vasseur, Mission qualité des soins, Centre d'Action Sociale de la Ville de Paris, Sous-Direction des Services aux Personnes Agées

Qu’est ce qui a suscité votre intérêt pour l’outil prise en charge médicamenteuse des résidents en EHPAD ?

M. Bénoliel et R. Vasseur : Nous savions que le sujet des médicaments en EHPAD était un sujet majeur et à risques.

R. Vasseur : Lors de ma prise de poste en septembre 2013, j’ai visité chaque EHPAD pour rencontrer les professionnels sur site et comprendre les modalités d’organisation et de prise en charge des résidents, dont le circuit du médicament, sur lequel j’avais déjà travaillé dans mes précédentes fonctions.
J’ai rapidement proposé au pharmacien conseil ayant pris ses fonctions en février 2013, de se joindre à ces visites, pour que nous puissions identifier en complémentarité les forces et faiblesses des organisations et circuits en place.

M. Bénoliel et R. Vasseur : Dans le cadre de la préparation de l’évaluation externe et au regard des résultats de l’évaluation interne, nous avons ensuite proposé aux directions des EHPAD des thématiques prioritaires de travail. La sécurisation du circuit du médicament était l’une d’elles. Outre nos visites sur sites, nous avons alors souhaité disposer d’un état des lieux initial objectif, via un audit appuyé sur une grille d’évaluation identique pour tous nos EHPAD.
Plutôt que de construire une  grille « artisanale »  in situ, nous avons recherché des outils existants et validés. Certains de nos EHPAD disposant d’une PUI et d’autres travaillant avec des pharmacies de ville, les 2 versions de l’outil Interdiag correspondaient à nos besoins.

Le Centre d’Action Sociale de la Ville de Paris (CASVP) comprenant 15 EHPAD, comment avez-vous accompagné le déploiement de l’outil dans vos structures et comment avez-vous motivé les équipes pour adhérer à cette démarche ?

M. Bénoliel et R. Vasseur : N’ayant jamais utilisé « Interdiag » au préalable, nous avons souhaité tester l’outil pour vérifier sa faisabilité avant de généraliser la démarche à l’ensemble de nos EHPAD.
Nous avons donc sollicité un EHPAD test où nous nous sommes déplacées, pour réaliser avec eux l’autoévaluation en équipe pluri professionnelle.
Au début de l’évaluation, bien que volontaire, l’équipe s’est montrée réticente face à l’affichage en rouge, de certains résultats non conformes aux attendus. Les échanges interprofessionnels et notre appui pédagogique (explications, rappel de la réglementation & des RBPP) leur ont permis au fil des questions d’appréhender collectivement l’intérêt de cette démarche auto évaluative, et d’identifier ensemble les risques aux différentes phases du circuit. Grâce à ce test, les professionnels réunis ont échangé sur leur travail respectif autour du médicament et intégré les contraintes spécifiques de chacun. Au terme de la séance, l’équipe était satisfaite et motivée pour mettre en œuvre un plan d’action conformément aux résultats d’ « Interdiag ».
Avant ce test, nous pensions laisser chaque EHPAD réaliser son autoévaluation sans notre appui. Mais, à l’issue du test, l’équipe a insisté sur la plus-value de notre accompagnement/ animation en binôme complémentaire : apports réglementaires et professionnels, gestion de certains tensions entre professions, explicitation du libellé de certaines questions, valorisation du travail effectué pour éviter le découragement, mise en perspective des résultats…
Nous avons informé les directeurs d’EHPAD en réunion mensuelle, du lancement de la campagne INTERDIAG comme outil de préparation à l’évaluation externe, et des modalités retenues : notre venue sur rendez-vous pour les accompagner, l’indispensable présence de tous les acteurs concernés et la saisie en séance des réponses aux questions avec affichage sur écran permettant aux participants le suivi direct des cotations en couleur. Le directeur de l’EHPAD test a insisté auprès de ses pairs sur le côté « clés en mains » de l’outil (identification des risques et aide au plan d’action), sur l’intérêt d’une large participation et de notre présence. Nous avons également présenté la démarche lors de la réunion des médecins coordonnateurs et des responsables de soins, en pointant l’importance du sujet pour la sécurité des résidents, des professionnels et de l’institution.

Quels sont les professionnels qui ont participé à cette auto-évaluation, qui se veut pluridisciplinaire ?

M. Bénoliel et R. Vasseur : Nous avons insisté pour que tous les acteurs concernés participent à l’autoévaluation : directeur de l’EHPAD, médecin coordonnateur, cadre supérieur et cadre de proximité, IDE et AS (jour et nuit), pharmacien et préparateur.
Nous avons précisé en préambule, qu’aucun point de vue ne prévalait sur l’autre, l’avis de l’AS na valant pas moins que celui du médecin ou du directeur.

Si vous deviez recommander cet outil à d’autres structures médico-sociales qui veulent l’utiliser, quels conseils vous leur donneriez avant qu’elles se lancent dans la démarche et pour motiver les équipes ?

M. Bénoliel et R. Vasseur : Au-delà de l’amélioration de la sécurité du circuit du médicament visée, cette démarche d’auto évaluation pluri professionnelle mobilise conjointement tous les acteurs concernés autour d’un objectif partagé, avec une prise de conscience collective, sans dimension hiérarchique. C’est  un formidable levier managérial pour mobiliser les équipes et renforcer leur cohésion.

Quelles sont vos perspectives pour entretenir cette dynamique dans le temps et pérenniser les améliorations que vous avez apportées à la sécurisation de la prise en charge médicamenteuse ?

M. Bénoliel et R. Vasseur : Au vu des résultats, chaque EHPAD a élaboré son plan d’action. Nous avons convenu qu’ils devraient reconduire seuls une autoévaluation dans les 2 ans pour évaluer leurs progrès.
L’évaluation externe a souligné l’intérêt de cette démarche institutionnelle ayant contribué à sécuriser la prise en charge médicamenteuse. Ce retour positif a récompensé l’effort des équipes. La difficulté consiste à maintenir cette mobilisation sur la durée sans épuiser les équipes, car si les sujets de vigilance sont nombreux, le temps et les moyens sont contraints.

Concrètement et de façon générale, qu’a apporté l’outil à l’organisation de la prise en charge médicamenteuse de vos résidents ? Pourriez-vous nous citer deux ou trois actions d’amélioration que vous avez mises en œuvre sur les points critiques que vous avez identifiés ?

  • Prise de conscience des risques par les équipes, motivation à agir pour améliorer la sécurité « tous ensemble » et sollicitation de la pharmacienne pour aider à rationaliser les pratiques :

    • Optimisation du rangement et de la gestion des stocks de médicaments (diminution des stocks, gestion des périmés et stupéfiants)
    • Mise en place de la traçabilité du relevé de T° des réfrigérateurs de médicaments
    • Sécurisation de la gestion des flacons multi doses et de l’utilisation des stylos d’insuline individuels
    • Amélioration de la traçabilité de l’administration du médicament
    • Mise en place d’un livret thérapeutique institutionnel intégré au dossier informatisé du résident
    • Formalisation en central d’une procédure cadre d’organisation du circuit du médicament, reprenant les items d’Interdiag, complétée par chaque EHPAD selon l’organisation locale.

  • Amélioration de la collaboration entre équipes médico-soignantes et pharmacies (PUI et ville)

Interview croisée de Gladys Celini et Paule Vally, Infirmières à l’EHPAD Anselme Payen

Vous avez participé à une réunion autour de l’outil prise en charge médicamenteuse des résidents en EHPAD. Qu’en retenez-vous ?

Nous avons retenu l’importance :

  • de l’existence et du respect des protocoles
  • de la traçabilité (réception, stockage, distribution)
  • de l’identitovigilance
  • des règles d’hygiène et des bonnes pratiques
  • de bien connaître les différents acteurs qui participent au « circuit du médicament » : qui fait quoi, quand, comment

En tant qu’infirmières, cet outil va-t-il vous aider dans vos pratiques ?

Oui, car cela nous a amené à redoubler de vigilance dans la pratique de tous les jours. Cela nous a conduit à considérer l’importance de la mise en place d’un livret d’accueil pour les intérimaires afin d’éviter les erreurs dans la dispensation des traitements
Nous recherchons désormais davantage les informations relatives aux traitements et veillons à mieux utiliser le logiciel Titan (dossier informatisé du résident).

Interview croisée de Anita Rossi, Directrice et Anne Lozachmeur, Cadre de santé à l’EHPAD Anselme Payen

Dans l’ensemble, quels sont les retours ou les ressentis que vous avez eu de la part de vos équipes sur cette démarche d’auto-évaluation ?

L’équipe pluridisciplinaire (IDE, AS, AMP et Agent social au chevet) s’est montrée très intéressée par cette démarche d’autoévaluation. Les retours ont été très positifs : meilleure compréhension du circuit du médicament et de ses différents acteurs, prise de conscience de l’importance des procédures et de la traçabilité. Tous se sont sentis valorisés car impliqués dans cette démarche. De plus, les résultats de l’autoévaluation étant plutôt positifs, nous avons pu souligner la qualité de leur travail, ce qui constitue un levier de motivation en termes de management.

Si vous deviez recommander cet outil à d’autres structures médico-sociales qui veulent l’utiliser, quels conseils vous leur donneriez avant qu’elles se lancent dans la démarche et pour motiver les équipes ?

Il est important de favoriser la pluridisciplinarité lors de l’évaluation. Certains agents n’ont pas d’emblée perçu l’intérêt d’y participer : nous avons alors souligné le fait que chacun contribue à son niveau au circuit du médicament. Nous avons imposé la présence des agents à la réunion, et au final, personne ne s’est senti « inutile ».

Quelles sont vos perspectives pour entretenir cette dynamique dans le temps et pérenniser les améliorations que vous avez apportées à la sécurisation de la prise en charge médicamenteuse ?

Cette autoévaluation a pu mettre en lumière nos forces mais aussi nos lacunes : aujourd’hui, si nos pratiques sont satisfaisantes, il nous reste à formaliser certaines procédures. Ce travail est en cours et est établi en collaboration avec les infirmières, qui, grâce à « Interdiag » ont bien compris nos obligations en la matière. Ceci est une bonne préparation aux évaluations internes et externes.  Dans cette optique, nous nous servirons à nouveau de cet outil afin de faire le point sur nos pratiques.