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Projet " Pôles d'excellence " : en direct d'une session de coaching à Nancy

9H30 : ACCUEIL DES PARTICIPANTS ET TOUR DE TABLE

Il est 9h, les participants sont accueillis par le chef de pôle Nancéen, qui reçoit le groupe  dans ses murs. Chaque session est l'occasion de découvrir l'établissement de l'un des membres du groupe : cette fois-ci, ce sera à Nancy.

Le coach demande aux chefs de pôles de se présenter, notamment pour permettre aux deux représentantes de l'ANAP de bien identifier les projets de chacun.

La session peut maintenant démarrer. Elle est organisée en plusieurs ateliers : un premier à l'aide de la démarche appréciative pour travailler sur le repérage des 1ers résultats et un 2nd sur la communication autour de ces 1es résultats. Des apports plus théoriques seront ensuite évoqués par le coach, avec un focus sur un outil de communication : la présentation powerpoint. Puis en fin de journée, le coach fera un focus sur la présentation " poster " à réaliser dans le cadre du dispositif et les échéances associées.

10H : ATELIER " REPÉRER LES 1ERS RÉSULTATS "

Les chefs de pôle se répartissent en équipe de deux : l'un pose les questions en mode " interview " à partir d'une trame préparée par le coach et l'autre est dans son propre rôle, l'objectif étant de mettre en avant ses 1ers résultats et donc de valoriser son projet, d'évoquer ses " fiertés ".

Extraits :

" Ce  qui a permis cette réalisation ? Pouvoir faire travailler ensemble des professionnels habitués à  faire un exercice individuel. J'ai dû  mobiliser plusieurs compétences : l'écoute, j'ai dû laisser faire  et guider et ce n'est pas ma posture habituelle. Chez les autres, j'ai découvert des talents, des bonnes volontés que j'ai aussi laissé émerger, le dispositif proposé par l'ANAP y est pour quelque chose. Concrètement une personne a réussi à organiser des choses, une autre à rédiger, ce sont des petites choses mais un dialogue s'est amorcé ".

" L'action la plus concrète dont je suis fière : la réalisation de tableaux de bord. Il s'agit maintenant de la pierre angulaire qui va nous permette d'avoir un suivi en temps réel de notre filière. Pour que le projet vive, il nous faut des outils. Ce qui a permis de faire cette réalisation : la prise de conscience collective d'un besoin au niveau de l'établissement, l'implication et la confiance de la direction.  J'ai appris que c'était donc possible ! L'appui  de l'ANAP est important, il a permis de formaliser le projet, notamment avec la direction, cela nous a donné les clés".

"  Au départ de l'accompagnement pour être honnête, je n'y croyais pas trop mais je me rends compte que  c'est essentiel, cela nous oblige à mobiliser des compétences que l'on a en soi qui ressortent ainsi ".

11H : ATELIER 1 - PARTAGE EN SOUS-GROUPE

L'objectif de ce temps de restitution est de partager les réalisations et les enseignements essentiels. Chaque groupe identifie l'histoire qu'il souhaite partager en plénière, celle qui lui semble la plus significative. Il repère les enseignements essentiels et prépare la restitution de " l'histoire " selon le mode qui lui semble le plus communicatif.

Extraits :

"  Le projet est mis en place dans les unités du pôle et nous avons pu maintenir le calendrier de mise en œuvre. Nous avons réalisé des gains financiers grâce au codage des actes, ce qui a permis concrètement d'améliorer  le " repérage " des patients ayant un problème et donc de les traiter plus rapidement. L'implication de la direction, du DIM et des para-médicaux a été essentielle à la réussite du projet. "

" Le circuit du patient a été modifié, les patients autonomes vont seuls, sans brancardage  jusqu'au service, cela réduit considérablement les délais d'attente. Il nous a fallu remettre en cause ce qui était presque gravé dans le marbre mais une fois les bénéfices perçus, le personnel a adhéré au projet, in fine cela a été bénéfique  pour tout le monde. "

12H : BILAN DU 1ER ATELIER

Le coach revient sur le processus de travail de la matinée : quels usages en faire ? Ce mode d'animation peut être utilisé au sein des équipes de pôle, il permet de donner la parole à tous et de faire ressortir les initiatives positives, pour ensuite communiquer sur les réussites, sans attendre la fin du projet.

14H : ATELIER " COMMUNIQUER SUR LES 1ERS RÉSULTATS "

L'objectif de cet atelier est d'identifier  la façon la plus "  impactante " de communiquer sur un projet. Quels sont les 1ers résultats ?

Tour de table :

" Je peux déjà communiquer sur les efforts menés par le service, sa capacité de remise en question, nous avons en effet diminué les coûts de 30% de l'activité et avons obtenu plus de matériel, ce qui améliore les conditions de travail des professionnels. Au départ, la problématique était de faire faire des économies : travailler mieux et gaspiller moins. L'ensemble du personnel a adhéré. Maintenant il nous faut communiquer sur que nous avons réussi à faire et sur ce qu'il reste à faire ".

Le coach insiste en fin d'atelier sur le fait qu'il n'y a pas une seule manière de faire, qu'il est  en revanche essentiel d'identifier des messages suffisamment percutants pour l'auditoire concerné : bien les cibler en fonction des personnes à qui l'on s'adresse. De même que le contenu, le media choisi doit aussi être adapté à la cible. Par exemple, le poster ANAP est destiné à communiquer  de façon globale sur le projet (contexte, objectifs, méthode et résultats) vers un public le plus large possible.

La session continue sur ces 2 sujets et se termine aux alentours de 17h. Rendez-vous est pris le 14 novembre aux Hôpitaux Universitaires de Strasbourg pour la session 5 !

UNE DÉMARCHE DE COMMUNICATION POSITIVE : LA DÉMARCHE APPRÉCIATIVE OU L'HISTOIRE DU VERRE À MOITIÉ PLEIN ET DU VERRE À MOITIÉ VIDE...

Repérer ce que l'on a déjà réussi une fois et que l'on pourrait recommencer.

 

L'approche résolution de problèmeL'approche appréciative
L'organisation est défaillanteL'organisation réussit des choses
Les causes d'échecLes raisons du succès
Les responsablesLes potentiels
Les erreurs passéesLe futur possible
L'impossible (ce qu'on arrive pas à faire depuis 10 ans)Le possible (ce qui pourrait être)
Le doute et le pessimismeLa motivation et l'engagement

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