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La campagne de recueil de données lancée auprès des PUI des ES et ESMS dans le cadre du projet de définition d’une unité d’œuvre pharmacie est ouverte du 5 octobre au 5 novembre 2020.

Afin de vous aider dans le remplissage de la grille de données qui vous a été transmise, vous avez la possibilité de :

  • Consulter l'ensemble des réponses déjà apportées dans la FAQ créée à cette occasion et mise à jour régulièrement,
  • En l’absence de réponse dans la FAQ, poser votre question à l’adresse mail ci-dessous,
  • En cas de problème technique lié à l'utilisation de l'outil, vous pouvez également poser vos questions à cette même adresse. Nous vous répondrons dans la dernière rubrique de la FAQ.

Merci d'envoyer vos questions à l'adresse : uo.pharma@remove-this.anap.fr

FAQ

Remplissage de l'outil

Les données à compléter sont-elles bien celles de 2019 ?

Oui les données sont celles de l’année 2019.

 

Que signifie le terme de Charges dans « capacité à isoler les charges/activité » ? Quelle est l'unité de la charge ?

La notion de « charges » correspond ici aux charges financières (masse salariale, coûts de fonctionnement, achats de consommables, etc.).

 

Que signifie la notion de "Capacité à répartir le volume d'activité par section d'analyse" ?

Le « volume d’activité » à répartir entre sections d’analyse correspond à la donnée demandée pour la ligne en question. Par exemple : capacité à répartir le nombre de lignes de dispensation à délivrance globale entre vos différentes sections d’analyse. 

Les sections d’analyse sont une notion de contrôle de gestion. Si la notion de section d’analyse n’est pas employée dans votre établissement, vous pouvez renseigner « Ne sais pas » en cellule O7.

 

Pourquoi le chiffre 0 n’est-il pas admis dans le tableau et déclenche un message d’erreur ?

Le fichier ne permet pas de renseigner 0. Vous pouvez laisser la case vide, cela reviendra au même pour l’analyse. Vous n’obtiendrez jamais 100% au compteur d’avancement (case E2). En conséquence, n’hésitez pas à préciser dans votre mail de réponse (que vous joindrez au recueil rempli) que le compteur n’est pas à 100% car certaines cases n’ont pas été remplies volontairement (valant 0).

 

Pourquoi n'est-il jamais question de stérilisation qui représente pourtant une activité importante au sein de la PUI ? Ne faut-il pas intégrer dans les cases des "effectifs" et des "surfaces" ce qui s'y rapporte ?

La stérilisation a sa propre unité d’œuvre : l’UO Sté. Il ne faut donc pas intégrer le service de stérilisation dans les données (surface, RH, temps, etc.).

 

Concernant les « équipements », si nous possédons 8 stockeurs rotatifs dans lesquels nous stockons nos médicaments et que nous utilisons également pour notre picking, doit-on renseigner la ligne "robot de stockage" ou "système de cueillette informatisée" ?

Les stockeurs rotatifs seront à renseigner dans la ligne « robot de stockage » : la distinction se situe dans le fait que dans les stockeurs rotatifs, les boites, plaquettes ou unités sont récupérer une à une manuellement, lors de la cueillette.

Les systèmes de cueillette informatisée sont plus souvent retrouvés en officine et préparent les ordonnances ou commandes par prélèvements multiples du stock (systèmes à canaux éjecteurs multiples, stockage à plat + bras animé, ou bras « robot » et éjecteurs multiples).

 

Est-ce que le système de cueillette informatisée, c’est un robot qui va chercher les boîtes ? Nous avons un plan de cueillette informatique mais ce sont les préparatrices qui remplissent les piluliers : que faut-il répondre ?

Les systèmes de cueillette informatisée sont plus souvent retrouvés en officine et préparent les ordonnances ou commandes par prélèvements multiples du stock (systèmes à canaux éjecteurs multiples, stockage à plat + bras animé, ou bras « robot » et éjecteurs multiples).

 

Nous avons des données disponibles mais il nous faut au moins 2 mois pour les traiter. Que devons-nous renseigner « non disponible » ou « oui », en sachant que si l’on note « oui » on ne pourra pas donner le nombre de lignes, ni de séjours.

Si vous n’avez pas la possibilité de renseigner les données (y compris pour des raisons de temps de traitement), alors nous vous recommandons de renseigner « non disponible ».

 

Doit-on compter le travail des manipulateurs radio qui ne sont pas des ETP de la pharmacie mais qui font une grande partie du travail ?

Règlementairement les manipulateurs travaillent désormais sous l’autorité technique du radiopharmacien et en ce sens ils doivent apparaître sur l’organigramme de la PUI

Extrait du décret compétence MERM n°2016-1672 du 5/12/2016 :

"Art. R. 4351-2-4.-Lorsqu'il exerce dans le cadre d'une pharmacie à usage intérieur, le manipulateur d'électroradiologie médicale est habilité, sous l'autorité technique d'un pharmacien, à aider à réaliser :

1° Les activités définies au 5° de l'article R. 5126-9 ;

2° La reconstitution des médicaments radiopharmaceutiques ;

3° La mise sous forme appropriée à leur utilisation des médicaments radiopharmaceutiques prêts à l'emploi."

Il faut donc compter la quotité de temps de travail des MERM allouée aux activités ci-dessus.

 

Dans les cases à remplir pour le temps dédié aux activités, il y a des cases bleues et roses mais aussi, des bleues claires. A quelles données correspondent celles-ci : annuelle ? hebdomadaire ?

Les cases bleues qu’elles soient foncées ou claires correspondent à des temps hebdomadaires et les cases roses à des temps annuels. Nous avons mis une couleur plus claire seulement pour distinguer les activités des sous-activités (de la même manière qu’il y a du orange foncé et clair dans le recueil de données).

 

Que faut-il mettre comme réponse pour les activités que l'on ne fait pas ?

Si vous ne faites pas une activité, vous pouvez laisser la cellule vide.

 

Que faut-il répondre pour les activités réalisées de façon occasionnelle et pas toutes les semaines ?

Nous vous conseillons de comptabiliser ce temps sur une période plus longue (mois ou année) puis de ramener ce temps à la semaine. Vous obtiendrez ainsi une moyenne représentative, même si l’activité n’est pas réalisée toutes les semaines. Exemple : pour la participation à une réunion mensuelle de 2h, vous pouvez renseigner 30mn en temps hebdomadaire.

Gestion

Notre établissement a une USMP, nous avons donc du personnel et du matériel, des dépenses, etc. pour cette unité. Doit-on enlever toutes les données concernant l’USMP ?

Pour l’activité d’USMP, vous pouvez intégrer cette activité dans le recueil :

- Selon la dispensation (globale ou nominative), renseigner le nombre de lignes correspondant à l’USMP dans le total

- Les ressources associées seront intégrées dans le recueil de temps (sur la même ligne que l’activité, selon votre mode de dispensation)

- Le matériel peut être renseigné dans le premier onglet (présentation)

- Vous pouvez également renseigner le nombre de patients moyen et le nombre de places dans le premier onglet, avec le capacitaire de l’établissement (ligne 24 : « autre »)

 

Nous n’avons pas de robot de stockage ou de dispensation à la pharmacie mais des armoires robotisées PYXIS dans toutes les unités. Doit-on les noter dans les équipements de la pharmacie ? Si oui, sur quelle ligne ?

Vous pouvez les noter dans « un autre type de robot » dans l’onglet présentation, ligne 51.

 

Mon logiciel me donne le nombre de lignes de commande par gestionnaire et non par type d’articles soit (Médicament et DM pour le gestionnaire « pharmacie » et DMI et DM (pour l’implantation) pour le gestionnaire « bloc ». Faut-il répondre « oui » ou indisponible sachant que les données sont regroupées ?

Si votre logiciel vous extrait la valeur correspondant à 1+2 mais ne vous permet pas de remplir la valeur 1 et la valeur 2, alors vous devez renseigner « indisponible ». En effet, votre logiciel ne vous permet pas d’obtenir les données demandées.

 

Concernant l’ostéosynthèse, faut-il compter uniquement la traumatologie ou également les vis dans le cadre de l’hallux valgus ?

Pour l’ostéosynthèse, le périmètre pris en compte correspond à ce qui est indiqué dans le guide de traçabilité d’EuroPharmat (cf. 3.9 Dispositif d’ostéosynthèse).

 

Concernant le « Nombre de lignes de commande de médicaments » : Si deux médicaments sont commandés 10 fois dans l’année, faut-il compter 2 lignes de commande ou 20 commandes ?

La ligne de commande correspond à la division de la commande à la référence. Si une commande concerne «x» références, on dit qu’elle est composée de «x» lignes de commandes (peu importe le volume commandé).

Exemple 1 : Vous commandez séparément deux médicaments, dix fois dans l’année : vous avez donc réalisé 20 commandes distinctes, correspondant à 20 lignes de commandes au total.

Exemple 2 : Vous commandez conjointement deux médicaments, dix fois dans l’année : vous avez donc réalisé 10 commandes distinctes (de 2 produits chacune), correspondant toujours à 20 lignes de commandes.

 

Le montant global des achats : est-il en TTC ou en HT ?

Le montant à inscrire est en TTC.

 

A quelle demande correspond le « nombre d'unité retournée réintégrée » ?

Cette demande se rapporte aux retours des unités de soins.

 

Concernant la donnée 60 relative à la « Gestion des achats », s’agit-il d’un marché par fournisseur ?

La donnée 60 est dédiée aux établissements privés. Les données sur les achats pour les établissements publics sont les questions 59, 61, 62, 63. Nous comptons alors le nombre de lots. Si vous avez réalisé des achats pour 4 lots du même fournisseur, alors vous comptabilisez 4.

Délivrance

Que faut-il mettre comme valeur dans journalière ? Quelle période doit-on choisir ?

Cela dépend de l’organisation de la délivrance nominative au sein de votre PUI.

Par exemple : Vous délivrez des piluliers hebdomadaires à l’ensemble vos services de long séjour, des piluliers quotidiens dans un service de MCO donné et le reste de vos services sont en délivrance globale (hors médicaments à suivi spécifique type stupéfiants, etc.). Par ailleurs, votre système d’information vous permet de récupérer le nombre de lignes de délivrance par service. Vous devrez alors remplir le recueil de la manière suivante :

Capacité à décliner la donnée 10 de manière détaillée : « Oui »

10.1 : Nombre de lignes de délivrance nominative correspondant à votre service de MCO desservi quotidiennement (hors médicaments à suivi spécifique)

-  10.3 : Nombre de lignes de délivrance nominative correspondant à vos services de long séjour (hors médicaments à suivi spécifique)

10.2, 10.4, 10.5 : 0

10 : la cellule devrait être grisée et donc ne nécessite pas de remplissage

 

Nous avons une activité de contrôle et de libération des fluides médicaux (contrôle des prises). Comment faire remonter cette activité ?

Dans l’onglet « Recueil de données », la seule donnée attendue pour rendre compte de la volumétrie d’activité liée aux fluides médicaux est la donnée 17 « Nombre de bouteilles délivrées ». En revanche, nous vous invitons à intégrer dans la ligne 17 correspondante du « Recueil de temps » la totalité des temps liés à cette activité, y compris le contrôle et la libération.

Rétrocession

Concernant « le nombre d’ordonnances ayant donné lieu à une dispensation en rétrocession », doit-on prendre en considération le nombre d’actes ?

L’objectif est de comptabiliser le nombre d'ordonnances délivrées et non le nombre de venues du patient. Il y a donc deux cas possibles : 

Si le patient a une seule et même ordonnance avec laquelle il peut venir plusieurs fois, il faudra alors compter 1.

Si le patient a successivement 3 ordonnances différentes pour le même produit (y compris un renouvellement dans le temps d’une ancienne ordonnance), il faudra alors compter 3.

Dispositif ATU

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Avis pharmaceutiques

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Surétiquetage et reconditionnement

Le reconditionnement dans les piluliers fait de façon manuel (DJIN manuel) est-il comptabilisé comme de la PDA ?

Oui, cela est effectivement considéré comme de la PDA, même si elle n’est pas automatisée.

Préparation

Dans quel item faut-il renseigner l’activité d’analyse des ordonnances qui est réalisée en pharmacotechnie ?

Toute l’activité d’analyse des ordonnances, pharmacotechnie comprise, doit être intégrée dans les données 21 et 22 (pour le recueil de données et le recueil de temps).

 

Nous sous-traitons l’activité de fabrication des poches de nutrition parentérale adulte. Dans quel item pouvons-nous remonter cette activité de contrôle ?

La sous-traitance n’est pas intégrée dans la donnée 33. La validation correspondant à ces poches doit être intégrée dans les données 21 et 22, le cas échéant. Pour être le plus exhaustif possible, il est possible de renseigner ces informations dans les commentaires du recueil temps : « nutrition parentérale adulte sous-traitée : donnée d’activité – temps hebdomadaire par profil ».

Radiopharmacie

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Essais cliniques

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Management et Formation

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Problèmes (techniques) liés au remplissage de l'outil

Je me retrouve avec une cohérence de temps de 127%, mais si je supprime les 96H annuelles de réunion notées en D258 de la manière suivante 96 :00 :00, alors la cohérence arrive à 59%. Or 96H ne représente pas 60% de mes 4,2 ETP. Y’a-t-il une marche à suivre ? Faut-il recommencer sur un nouveau fichier ?

En effet, nous avons constaté que dans le calcul de la cohérence de temps, le temps indiqué en D258 est considéré comme un temps hebdomadaire et non annuel, ce qui explique ce problème. Vous pouvez tout à fait transmettre le recueil en l'état, l’erreur sera corrigée à réception du fichier.

 

Nous constatons un problème de format de cellules lorsque que nous voulons remplir le recueil de temps : le fichier transforme les heures en dates. Comment pouvons-nous procéder pour corriger cela ?

Pour résoudre ce problème il faut écrire l’heure au format suivant : « 00 : 00 ». Sans les « : », le fichier considère que ce n’est pas une heure qui est indiquée mais une date.