Transports sanitaires en période de crise

La période de crise sanitaire que nous vivons a souligné l’importance de la gestion des transports dans le parcours de soins. Comment les professionnels des établissements et du transport sanitaire se sont-ils organisés ? Quels enseignements peuvent-ils en tirer ?

Webconférence diffusée le 16 mars 2021 avec : 

  • Fabienne Billault, Responsable de la fonction Transport du CHU de Montpellier
  • Jean-Yves Gerbet, Responsable de Transport du CHU de Dijon
  • Stéphanie Martinez, Directrice ambulances du Groupe Cap Santé

Et, Catherine Geindre, Membre du Collège de la Haute Autorité de Santé (HAS) et membre du Comité scientifique d’orientation de l’ANAP


Introduction de Sophie Martinon

 

"Le transport sanitaire est un thème sur lequel on met peu de projecteurs mais qui a d’énormes enjeux humains et financiers" C’est un thème discret du monde de la santé mais qui est important, et qui a beaucoup d'impact sur l'organisation". Sophie Martinon, Directrice générale de l'ANAP

Quelle organisation pendant la crise ?

 

Une plateforme de coordination des commandes de transport, des coordonnateurs logistiques et l’appui de l’ARS avec la cellule de coordination des lits et des transferts non médicalisés.

"On retire de cette 1ere vague une cohésion, une mise en commun du travail, un sentiment de collaboration très fort des services les uns avec les autres" Jean-Yves Gerbet (CHU de Dijon)


Quels enseignements tirer de cette crise ?

 

Beaucoup de collaboration GHT - ARS - SAMU, une mutualisation des ressources et des moyens, des plateformes de centralisation dans les GHT pour un maillage du territoire opérationnel.

"L’effet de groupement lié au GHT nous a permis d’être équipé et de protéger nos chauffeurs tout au long de la crise" indique Stéphanie Martinez (Groupe Cap Santé). "L’utilisation d’une plateforme déjà existante a facilité notre organisation pour gérer la crise" complète Jean-Yves Gerbet (CHU de Dijon)

Quels ont été les facteurs clés de succès ?

 

"Un interlocuteur unique, une organisation centralisée et agile qui peut bouger ses axes sans trop de conséquences, la mobilité des équipes, la professionnalisation, la polyvalence et la cohésion au niveau de l’encadrement" Fabienne Billault (CHU de Montpellier).

"La communication entre établissements, ARS et SAMU, l’anticipation pour ne pas manquer de matériel" Stéphanie Martinez (Groupe Cap Santé)


Conclusion de Catherine Geindre

 

"Ces échanges ont mis en évidence la nécessité d’un regard transversal, d’une logique de gradation des parcours, d’accès aux soins, de structuration de l’offre de soins, d’une approche territorialisée organisée. Le transport sanitaire est un maillon indispensable à la chaine de soins" Catherine Geindre, Membre du Collège de la HAS et membre du Comité scientifique et d’orientation de l’ANAP

Consultez les productions ANAP sur le sujet

Plateforme de centralisation de commande de transports - Retour d'expériences

La publication "Plateforme de centralisation de commande de transports - Retour d'expériences" restitue le retour d’expériences de neuf établissements et d’une ARS ayant mis en œuvre un dispositif de centralisation, faisant ainsi évoluer leur organisation du transport des patients. 

Plateforme de centralisation de commande de transports - Guide de mise en œuvre

La publication Plateforme de centralisation de commande de transports - Guide de mise en œuvre<strong">" vous éclairera sur l’ensemble des étapes nécessaires pour mener à bien ce type de projet. Vous y trouverez différents scénarii de mise en œuvre et les conditions associées, le processus de conduite du changement et de communication... pour réussir la professionnalisation du métier et la mise en place d’un service de centralisation de commandes de transport.</strong">

Améliorer la gestion des transports sanitaires en établissement de santé

La publication "Améliorer la gestion des transports sanitaires en établissement de santé" vous aidera à améliorer le processus interne de gestion et centralisation des demandes de transport au sein de votre établissement. Cette étude couvre le transport de personnes, pour les types de transports terrestres non urgents et les transports sanitaires prescrits par les praticiens de l’établissement.

Évaluer l'organisation et la gestion des transports sanitaires d'un établissement de santé

L'outil "Évaluer l'organisation et la gestion des transports sanitaires d'un établissement de santé" vous permettra de réaliser un autodiagnostic pour évaluer l’organisation et la gestion des transports sanitaires terrestres hors-urgence (ambulance, VSL, taxi).

Réponses aux questions posées lors de la webconférence

Un système d'information peut-il aider dans le dialogue avec le monde extérieur au site considéré, la technologie ainsi que les systèmes d'information le permettent-ils ? Comment ? Quels sont les processus ?

La technologie et le système d’information sont des supports pertinents à l’organisation pour la thématique transport. Toutefois, il est important de rappeler que la mise en place d’un tel système d’information implique au préalable un travail de professionnalisation et d’organisation de la fonction transport. Cela est largement décrit dans la publication de l’ANAP accessible gratuitement "Plateforme de centralisation de commande de transports - Guide de mise en œuvre".

Quelle doctrine mettre en œuvre dans le cadre des transports sanitaires ? Par exemple pour le transport partagé, le transport des patients à l'avant du véhicule, etc. ?

Il ne s’agit pas de définir une quelconque Doctrine mais plutôt à chaque acteur de mener leurs propres réflexions sur la thématique transport en collaboration avec l’ensemble des partenaires. L’objectif est de disposer d’une fonction transport pour notamment éviter les temps d’attente et mieux gérer le processus de commande.

Cependant, plus que la position du patient dans le véhicule qui fait davantage l’objet d’une attitude de bon sens que d’une doctrine, le transport partagé fait partie d’une doctrine plus large en lien avec la gestion du parcours du patient. Gérer du transport de masse en mode individuel ne pourra plus très longtemps être supporté financièrement par la CPAM et surtout les établissements de santé. Le transport regroupé des patients doit être pris en compte dans les paramètres d’organisation du parcours des patients.

Le pragmatisme à l’anglo-saxonne doit remplacer le concept du transport individuel de patient issu des 30 glorieuses dont nous sommes encore très imprégnés. Les flux inter établissements en particulier se prêtent très bien au transport partagé. Deux exemples pour illustrer ces propos : pourquoi au départ d’un établissement de santé à destination d’un autre, faire venir 10 patients dans 10 véhicules différents au motif que les heures de rendez-vous sont toutes différentes alors qu’en regroupant les heures de rendez-vous il est possible de répondre au besoin avec 2 ou 3 véhicules ? Ceci apparait comme une doctrine prépondérante. Dans le même esprit, pourquoi faire venir deux fois de suite un patient pour préparer son intervention chirurgicale, une fois pour la consultation auprès du chirurgien et une autre auprès de l’anesthésiste alors que l’enchainement des deux consultations économise du temps, de la fatigue au patient et 2 transports. Bien entendu, cela signifie un travail d’organisation au sein des structures hospitalières pour gérer, anticiper, planifier les RDV.

Les établissements qui ont mis en œuvre ces plateformes de commande de transport ont-ils diligenté une enquête d’impacts des conséquences de ces plateformes sur les entreprises de transport de patients concernés ?

Dans le cadre des études que nous avons menées, nous n’avons pas connaissance de telles enquêtes. Cet aspect peut s’analyser au travers des données d’activité des plateformes et de la gestion quotidienne. Deux indicateurs informels permettent démontrent la qualité de la collaboration et la maitrise des modalités d’échange avec la plateforme :

  • Les sollicitations des transporteurs pour s’inscrire ou vérifier leur inscription sur la plateforme.
  • Le taux et la rapidité d’acceptation des transports.

Les plateformes et systèmes d'information évoqués sont développés par les GHT et/ou CHU ou par des prestataires extérieurs ?

Sur le terrain, on observe différentes typologies de plateformes : celles développées par les établissements, GHT, CHU ainsi que des offres de services proposées par des prestataires externes. Il y a peu d’établissements qui éditent pour leur propre compte des outils de gestion des transports. La plupart se tourne vers des éditeurs spécialistes du sujet car ces outils aux multiples interfaces sont complexes et coûteux à développer et cela n’est pas forcément dans le cœur de métier des DSI des établissements.

Avez-vous expérimenté des transferts dans d'autres régions / territoires frontaliers et comment cela s'est-il passé ?

Pour la région Bourgogne France Comté, cela ne s’est pas présenté pour des patients non éligibles à la réanimation mais cela aurait été simple à organiser sur l’aspect transport, beaucoup moins sur l’aspect gestion des lits : trouver et négocier une place dans un établissement à distance reste la difficulté majeure. Et, une hospitalisation à distance de la famille n’est pas forcément acceptée par le patient ou ses proches. Depuis le mois d’octobre 2020 où le dispositif a été mis en place, les établissements de la région ont été confrontés à une cinquantaine de refus de transfert à grande distance (à + de 100-120 km).

La géolocalisation des transporteurs est-elle effective au niveau du GHT ? Dans quelles mesures cela contribue au bon fonctionnement de la plate-forme ?

La géolocalisation pourrait être mise en œuvre au travers de la plateforme mais cela rendrait obligatoire le recours à un seul canal de communication avec les transporteurs : une application smartphone. Cela nous priverait du recours à des canaux de communication plus simples tels que la boite vocale ou le SMS qui permettent aujourd'hui de solliciter n’importe quelle entreprise. Cette géolocalisation apporterait en fait peu de plus-value à l’amélioration de l’optimisation des trajets.

Ce qui est fondamental est que la plateforme ait connaissance de :

  • La localisation de l’entreprise sur le territoire pour faire le rapprochement avec la destination du patient car les sociétés de transport sont positionnées par les pouvoirs public pour répondre aux besoins de la population installée sur le territoire
  • Les points de départ et d’arrivée du transport et les heures correspondantes, car la plateforme calcule la distance et la durée et récupère en partie les statuts positionnels des transporteurs.

Ces éléments permettent de proposer des transports intéressants leur territoire de positionnement et des enchainements de transport lorsqu’ils exécutent déjà une mission (patient suivant à prendre en charge à proximité du point d’arrivée du transport en cours ou à exécuter).

Une organisation opérationnelle objective a-t-elle été mise en œuvre pour les périodes de faible activité afin d’assurer une continuité de service afin de ne pas détourner les véhicules réservés aux situations d’urgence ?

Cette organisation existe au CHU de Dijon toutes les nuits et week-end au travers de la plateforme EPONA : une garde de moyen complémentaire est en place pour réaliser des transports non-médicalisés hors garde départementale destinée essentiellement aux sorties des unités d’hospitalisation et des urgences. Elle est aussi utilisée indirectement par l’hospitalisation privée sur l’agglomération dijonnaise. Elle peut répondre aux besoins d’autres établissements du GHT dans la mesure où ils ont accès à la plateforme. Cette organisation a également servi à organiser quelques transferts COVID longs demandés tardivement à la cellule de transfert par les établissements de la région Bourgogne.

Les règles de routage d’attribution de l’activité financé par l’Assurance maladie sont-elles équitables, transparentes et négociées avec les acteurs concernés et sur quels critères ?

Ces règles ont été construites à la mise en œuvre de la plateforme, en collaboration avec les entreprises pour répondre aux besoins de transport des établissements du GHT. Elles ont été décrites dans la charte de la plateforme consultable sur le portail de la plateforme.

La plateforme fonctionne en s’appuyant sur des algorithmes de distribution tant sur les transports à charge des établissements du GHT que ceux à charge de la CPAM. Le libre choix du patient reste le fondamental et, en son absence ou par refus du transporteur, le tour de rôle est appliqué. La destination du patient est prise en compte pour solliciter d’abord les transporteurs de ce territoire puis, en cas de recherche infructueuse, de solliciter ceux du point de départ. Des critères de pondération tels que capacités de transport, taux d’acceptation permettent d’ajuster les sollicitations.

Il n’y a aucune négociation orale d’un régulateur avec une ou des entreprises :

  • Le fonctionnement de la plateforme est automatique 24h/24
  • Les sollicitations de la plateforme sont systématiquement réalisées au moyen d’un processus dématérialisé
  • Les sollicitations sont toutes tracées et historisées.

Grâce à ce processus, l’équité est présente et ne constitue plus un sujet de préoccupation pour les entreprises qui travaillent quotidiennement avec la plateforme. Ce processus a aussi le mérite de faire travailler tous les transporteurs agréés ou conventionnés de tous les territoires. C’est aussi ce même processus qui permet à la plateforme d’avoir recours à la capacité de transport d’une grande région et trouver une réponse aux transports demandés en situation de crise (expérience de la cellule de transfert ARS Bourgogne Franche Comté).

Un suivi exhaustif de l’activité est-il présenté de manière régulière à la profession ? Si oui, par quels moyens ? Quels en sont les retours ?

Chaque entreprise peut accéder à son suivi d’activité à tout moment sur le portail de la plateforme. L’analyse globale anonymisée de l’activité peut être transmise à la demande de toute entreprise. Un retour a été fait au travers de réunions des représentants dans la première année de fonctionnement de la plateforme. La difficulté d’organisation de ces réunions, l’aspect chronophage, le retour effectif très aléatoire à l’ensemble des entreprises ont fait que ce type de manifestations n’ont pas été reconduites. Pour répondre à ce besoin réel et fournir une information exhaustive simultanée de qualité à toutes les entreprises quelles que soient les circonstances, ce suivi global sera bientôt présent sur le portail de la plateforme.

Des réunions sont réalisées tous les 6 mois à un an avec les adjudicataires dans le cadre du marché de transports du GHT 21-52. Ceci étant au-delà du retour exhaustif sur l’activité, le point clé reste le référent plateforme de l’établissement ou du GHT. Il a un rôle essentiel auprès des transporteurs : la disponibilité, l’écoute et la réponse constante aux sollicitations, l’analyse et la réponse à chaque problème même minime. Le retour des transporteurs est positif sur le fonctionnement de la plateforme et ils sont très en attente de l’accès direct à ce référent. L’équité ne fait plus question au travers des rencontres et retours des différents territoires.

Pour exemple la réunion avec les transporteurs dans le cadre de la mise en œuvre de la plateforme du GHT Jura Sud montre, au travers de leur propos, que :

  • Le fonctionnement des plateformes des 2 CHU de la région BFC est maîtrisé
  • Il ne fait plus débat sur l’équité et l’impact positif sur l’activité des entreprises
  • Il doit servir de modèle aux nouvelles plateformes
  • Le rôle du référent est important pour les entreprises, sa présence effective est très appréciée et permet le dialogue efficace avec les entreprises
  • Il est demandé par les transporteurs pour les plateformes qui se mettent en place
  • La rédaction d’une charte permet de formaliser le fonctionnement de la plateforme et les attendus tant coté transporteurs que des soignants.

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