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Gestion de portefeuille de projets de SI en santé : quatre questions à Daniel Bricout

QUAND LE PROJET A DÉMARRÉ DANS VOTRE ÉTABLISSEMENT, QUELLE ÉTAIT LA SITUATION ?

J'ai pris mes fonctions en août 2010, suite à l'arrivée de Richard Dalmasso en qualité de Directeur de l'établissement , alors que celui-ci venait d'être choisi pour participer au projet de l'ANAP. La situation était délicate, avec le début de la mise en œuvre d'un plan de retour à l'équilibre, un climat social difficile, pas de nouvelle gouvernance, de projet d'établissement ou de schéma directeur des systèmes d'information (SDSI), des projets SI gelés depuis plusieurs années... Mais j'ai rapidement obtenu l'adhésion des chefs de projets (médecins ou autres professionnels), tous volontaires pour faire avancer leurs projets et s'investir dans une démarche constructive.

COMMENT VOTRE ÉTABLISSEMENT A-T-IL APPLIQUÉ LA MÉTHODE DE GESTION DE PORTEFEUILLE DE PROJETS ÉLABORÉE PAR L'ANAP ?

N'ayant pas de SDSI, nous avons volontairement restreint le périmètre du portefeuille à 6 projets, ceux pour lesquels les chefs de projet étaient bien identifiés et ayant déjà démontré leur investissement sur ces projets :

  • PACS Imagerie
  • Informatisation du circuit du médicament
  • Informatisation de la fonction restauration
  • Prescription informatisée des actes de biologie
  • Système d'information radiologique (SIR)
  • Dossier de soins

La motivation et l'implication des référents métiers ont joué un rôle déterminant. C'est ce qui a permis de décrire finement les 6 projets, de remplir les fiches d'opportunités pour chacun, d'analyser leur valeur stratégique.

Aujourd'hui, 2 des 6 projets, dossier de soins et circuit du médicament, sont d'ores et déjà mis en œuvre et les référents métiers estiment que la démarche GPP a contribué à une mise en œuvre plus rapide de leur projet.

Mais nous avons aussi été confrontés à des difficultés : par exemple, ce sont les chefs de projets eux-mêmes qui ont rempli l'outil d'analyse de la valeur stratégique de leur projet, or ils n'en ont pas forcément une vision objective…

Il est sans doute préférable que cet outil soit rempli collégialement, par ou du moins avec le DSIO. Plus globalement, c'est une démarche qui prend un peu de temps et qui n'est pas toujours évidente, elle nécessite un suivi régulier des dossiers et une disponibilité certaine, alors que je partage mon temps entre mon poste de DSIO et de DAF.

QUELS ENSEIGNEMENTS TIREZ-VOUS DE LA DÉMARCHE MENÉE AVEC L'ANAP ?

J'en vois deux. D'abord, cette démarche a permis à la direction de renouer des liens avec la communauté médicale et de recréer un climat de confiance. D'autant que nous avons élaboré notre schéma directeur en parallèle et de manière collégiale, en associant une centaine de personnes aux réflexions.

Par ailleurs, ce travail avec l'ANAP m'a permis d'objectiver, auprès de la direction, mes demandes de ressources en ETP au profit de la direction informatique : un tel renfort était nécessaire pour mener à bien le portefeuille de projets présents et à venir.

QUELLES SONT LES PROCHAINES ÉTAPES POUR VOTRE ÉTABLISSEMENT ?

La démarche de gestion de portefeuille de projets de système d'information en santé (GPP-SIS) est sur les rails, nous allons la pérenniser en étoffant, au fil des ans, le portefeuille de projets soumis à la démarche en y intégrant les projets 2012 du schéma directeur 2011-2015. Nous utiliserons à cette occasion les outils de l'ANAP. Le défi sera de réussir à y consacrer du temps et à maintenir le niveau de mobilisation. Quoi qu'il en soit, l'essai est réussi, reste désormais à le transformer.