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Gestion de portefeuille de projets SI : l'expérience du Centre psychothérapique de l'Ain

POURQUOI VOUS ÊTES-VOUS LANCÉ DANS LA DÉMARCHE GPP AVEC L'ANAP ?

Jean-Noël Perrimbert :Le Centre Psychothérapique de l'Ain, établissement privé non lucratif spécialisé en psychiatrie et santé mentale, souffre depuis plusieurs années d'une saturation et d'un encombrement de projets de systèmes d'information. A la DSI, nous connaissions une crise de croissance : un projet majeur d'infrastructure avait été lancé dès fin 2007 (client léger, internet, sécurité, réseau…) et envahissait le quotidien, notre périmètre était en expansion (téléphonie, copieurs) et nous n'avions plus de visibilité sur les priorités. Nous avons donc ressenti le besoin de faire le point : malgré une réorganisation de la DSI en 2010, la gouvernance restait perfectible. C'est à ce moment que nous nous sommes lancés dans la GPP avec l'ANAP, mi-2010, avec l'appui de la direction et de notre directeur des affaires financières et du système d'information, monsieur Scordia.

COMMENT S'EST TRADUITE LA DÉMARCHE GPP, CONCRÈTEMENT, DANS VOTRE ÉTABLISSEMENT ?

Jean-Noël Perrimbert : Nous avons suivi scrupuleusement la méthode ANAP, en commençant par la description des projets par les porteurs, à qui il est demandé d'exprimer clairement leurs besoins : le simple fait que ce ne soit pas la DSI qui le fasse est déjà une très bonne chose. Ensuite, nous nous sommes appuyés sur la comparaison des projets, l'analyse de notre plan de charge et de l'activité de la DSI et enfin l'analyse de la valeur des projets… tout cela nous a permis de bien dégager les points forts et les points faibles de chaque projet, mais aussi de réviser notre plan de charge.

La méthode générale est limpide et pleine de bon sens, porteuse de cohérence, même si sa mise en œuvre nous a parfois posé quelques difficultés (les aspects financiers et l'évaluation des charges sont délicates).
Nous procèderons à une nouvelle analyse des projets au 2e trimestre 2012, pour refaire le point sur les projets en cours et les nouveaux projets qui émergent. L'encombrement de projets n'est pas encore liquidé, des arbitrages restent nécessaires...

AU-DELÀ DE LA DSI, LA DÉMARCHE A-T-ELLE CONVAINCU DANS VOTRE ÉTABLISSEMENT ?

Jean-Noël Perrimbert : Nous avons bénéficié de l'appui de l'ANAP qui a mené une véritable mission d'évangélisation auprès de la direction, qui nous a été très utile. Nous avons aussi fait plusieurs présentations en interne. L'intérêt pour la GPP est croissant au sein du groupe opérationnel, qui représente les grands métiers de l'hôpital : autour de la DSI, on trouve 3 cadres de santé, 3 médecins dont le médecin DIM, la pharmacienne ainsi que des administratifs (la responsable de la paie, le contrôleur de gestion, le contremaître des services techniques…). Du côté du comité exécutif (notre comité de direction élargi), il faut reconnaître que l'approche GPP met en évidence un certain nombre de déficiences culturelles et méthodologiques dans notre établissement, notamment l'absence de cadre de gestion de projet (il n'y a ni langage, ni outils, ni méthode transversale dans l'établissement). Désormais, nous allons construire une feuille de route qui sera soumise au comité exécutif, pour mettre en œuvre ce cadre transversal.

Yves Scordia : Nous tentions depuis plusieurs années d'engager une démarche transversale de gestion de projet mais avec peu de succès il est vrai. La démarche d'accréditation de la HAS a néanmoins récemment permis, au travers des EPP (Evaluation des Pratiques Professionnelles) de formaliser d'autres fiches projets, certes moins détaillées que celles de la GPP, mais qui permettent de responsabiliser les porteurs de ces projets de soins sans pour autant permettre un suivi correct. Le Comité exécutif a donc bien perçu l'intérêt de la GPP qui, bien qu'encore trop complexe pour nos décideurs, représente l'objectif à atteindre pour l'ensemble des projets à terme. Les membres du Comex ont donc fait preuve d'un appui très important à la démarche et les prochaines réunions, avec les premiers arbitrages, devraient confirmer cette orientation.

COMMENT QUALIFIERIEZ-VOUS LA DÉMARCHE GPP EN TROIS MOTS ?

Jean-Noël Perrimbert : C'est une démarche structurante, cohérente et porteuse de maturité. Elle s'étalera sur plusieurs années et, si les résultats ne sont pas immédiats, la première étape a été franchie avec succès et revenir en arrière serait impossible. Nous ne pouvons qu'inciter les établissements à se lancer dans cette démarche.